Проведение экспертизы ценности документов

Е.А. Кошелева, зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

Состав экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Задачи и функции ЭК

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов к уничтожению

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу . В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

ПРИМЕР 1

Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«САЛЮТ»

Москва

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества

Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии

Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров

Попова Е.В. – заместитель начальника

отдела бухгалтерского учета и отчетности

Генеральный директор Минаев С.И. Минаев

08.08.2008 № 2

Москва

Председатель комиссии – Попов И.В. заместитель генерального директора

Секретарь – Полунина Е.Ф. старший менеджер.

Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер

Гусев С.И. – старший менеджер

Петухова И.С. – ответственный за архив

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

1. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В. Гусев С.И. Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.

РЕШИЛИ:

Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.

2. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В. Гусев С.И. Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.

РЕШИЛИ:

Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.

Председатель Попов И.В. Попов

Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина

Протокол заседания экспертной комиссии

Протокол заседания экспертной комиссии в представленном примере включает сразу несколько пунктов повестки. Отражены наиболее типичные и часто встречающиеся вопросы в деятельности экспертной комиссии любой организации в области делопроизводства. Исходя из практических соображений, обычно составляют протокол по одному или двум вопросам.

Подробнее узнать об общих правилах составления протоколов можно из статьи «Образец протокола заседания комиссии ». Ниже приведен вариант оформления протокола заседания экспертной комиссии.

УПРАВЛЕНИЕ  ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОНСЕРВНЫХ БАНОК ПО ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ

(УФС по РИКБ по Липецкой области)

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.

Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению .

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат — они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ С ЦЕЛЬЮ ИХ СПИСАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ - 8(495)506-13-7 9

ПОДРОБНО ОБ УСЛУГЕ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЗДЕСЬ

Протокол заседания экспертной комиссии государственной экологической экспертизы материалов о результатах работы экспертной комиссии и выводах проекта заключения экспертной комиссии (образец) (Приказ Минприроды РФ от 30.10.2008 n 283)

Приложение 21в

к Административному регламенту

по исполнению Федеральной службой

1. О результатах работы экспертной комиссии и выводах проекта

заключения экспертной комиссии.

Докладчик: руководитель экспертной комиссии, ответственный секретарь

1. Принять к сведению информацию о результатах работы экспертной

комиссии и выводах проекта заключения экспертной комиссии.

2. Принять к сведению выступления членов экспертной комиссии,

Приказ _____________________

(наименование

____________________________

организации, учреждения)

от                                                                                                        №

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии __________________________________________

(наименование организации, учреждения)

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) _____________________________________________________________ создается для:

(организации, учреждения)

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео_, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в ____________________________________.

(организация, учреждение)

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве _______________________________________. Решения комиссии вступают в силу

(организации, учреждения)

после их утверждения руководством __________________________________________.

(организации, учреждения)

В необходимых случаях (см. п. 2.6 и 2.7 положения) решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России.

1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом ___________________________

(организации, учреждения)

из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений организации, учреждения под председательством начальника или его заместителя.

В состав ЭК включаются: заведующий архивом - секретарь комиссии, представители делопроизводственной службы, представитель Государственного архивного учреждения* (по согласованию).

* Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган).

1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Основными правилами работы ведомственных архивов, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы (ЕГСДОУ, ГОСТы и т.п.), нормативно-методическими документами, положением об организации, учреждении, настоящим Положением.

2. Функции ЭК

ЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности _______________________________________.

(организации, учреждения)

2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.3. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.4. Рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.) способствующих созданию более полной истории ______________________________________.

(организации, учреждения)

2.5. Рассматривает и выносит решение об одобрении:

сводных описей дел (годовых разделов) постоянного срока хранения, в том числе специальной документации

актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве ____________________________________ документов с истекшими сроками хранения

(организации, учреждения)

актов об утрате или неисправном повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу

графиков подготовки и передачи документов ________________________________

(организации, учреждения)

на государственное хранение

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству в _____________________________________, номенклатуры дел, памятки и правила по

(организации, учреждения)

работе с документами.

2.6. Представляются в Государственное архивное учреждение:

на рассмотрение:

- предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов _______________________________________.

(организации, учреждения)

- перечни документов со сроками хранения

- инструкции по делопроизводству

на утверждение:

- описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация)

- перечни документов, подлежащих передаче в государственный архив

на согласование:

- положения о ЭК и об архиве _______________________________________

(организации, учреждения)

- номенклатуры дел _____________________________________

(организации, учреждения)

- описи дел по личному составу

2.7. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников ___________________________________________ консультации по вопросам работы с

(организации, учреждения)

документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права ЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям _______________________________________ по вопросам разработки

(организации, учреждения)

номенклатуры дел и формирования дел в службе делопроизводства, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений ____________________________________ письменные объяснения о причинах утраты

(организации, учреждения)

порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений _____________________________________ о качестве и сроках подготовки

(организации, учреждения)

документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений _____________________________________,

(организации, учреждения)

а также представителей Государственного архивного учреждения.

3.5. Информировать руководство ________________________________ по вопросам

(организации, учреждения)

своей компетенции.

3.6. Представлять _______________________________ в Государственном архивном

(организации, учреждения)

учреждении.

4. Организация работы ЭК

4.1 . Экспертная комиссия _______________________________ работает в контакте с

(организации, учреждения)

экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архивного учреждения.

4.2 . ЭК работает по плану, утвержденному руководством _______________________

(организации, учреждения)

4.3 . Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК ________________________________

(организации, учреждения)

рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4 . Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство __________________________________ (в необходимых случаях по согласованию с

(организации, учреждения)

Государственным архивным учреждением).

4.5 . ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6 . Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность возглавляются на секретаря комиссии.

Примечание. Данное положение разработано Главгосэкспертизой России, согласованно с Государственным архивом Российской Федерации (приказ Главгосэкспертизы России от 20.01.99 № 2) и может быть рекомендовано в качестве типового.

СОСТАВ

экспертной комиссии (ЭК) _______________________________

Источники: www.profiz.ru, delo-ved.ru, proektarhiv.ru, www.lawmix.ru, www.norm-load.ru