Объяснительная записка. Правила оформления

Разновидностью служебной переписки является внутренняя, которая ведется в рамках организации (в случаях, когда вопрос не может быть решен устно). В этой ситуации составляются служебные записки — докладные или объяснительные. Поговорим подробнее об объяснительных записках. Что это такое, как правильно составлять, и нужно ли их регистрировать?

Объяснительная записка как разновидность информационно-справочного документа хорошо знакома не только сотрудникам кадровой службы, но и другим работникам организации. В большинстве случаев она составляется при нарушении трудовой дисциплины, хотя может создаваться и по вопросам основной деятельности. Объяснительная записка — это документ, составляемый с целью пояснить отдельные положения основного документа (плана, проекта, отчета, задания, разработки) или объяснить причины какого-либо события, происшествия, факта, поступка или поведения отдельных лиц (например, при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях дисциплины труда, причинении материального ущерба работодателю). В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз — как объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий». В перечне документов с указанием сроков хранения объяснительная записка тоже упоминается всего один раз. Согласно статье 193 ТК РФ письменные объяснения работника обязательно сопровождают документирование привлечения его к дисциплинарной ответственности. На практике работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. Этот документ служит работодателю одним из оснований для оценки тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Объяснительная записка, как правило, состоит из двух разделов:

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку желательно составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Объяснительные записки работник чаще всего пишет в свободной текстовой форме от руки. Допускается оформление этих документов машинописным способом. Нередко в организациях используются и типовые бланки, которые могут утверждаться в том числе и в качестве приложений к Инструкции по кадровому делопроизводству (например, включаться в табель и альбом форм документов отдела кадров).

В случае, когда в организации действуют локальные нормативные акты, которыми утверждены типовые формы документов, создаваемых в различных ситуациях, работники, конечно, должны следовать рекомендациям и оформлять обращения по утвержденным формам. Однако это не значит, что если работник принесет заявление или объяснительную записку, составленную не по утвержденной работодателем форме, то этот документ будет недействительным.

Часто в организациях возникает вопрос, нужно ли регистрировать объяснительную записку?

По нашему мнению, если изложенный в записке вопрос требует письменного решения, оформляемого резолюцией руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица, то этот документ необходимо регистрировать, поскольку он требует исполнения и использования в информационно-справочных целях.

При регистрации объяснительных записок, как и других документов, следует соблюдать правило: входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Обычно объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, подобный тому, который используется для регистрации исходящих документов. Так, он может состоять из индекса дела по номенклатуре (включает индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Для регистрации объяснительных записок могут использоваться специальные регистрационные формы, например, журнал регистрации докладных и объяснительных записок.

Объяснительная и пояснительная записки

Объяснительная записка - документ, объясняющий причину на-рушения трудовой дисциплины или невыполнения какого-либо поручения и т.д. Объяснительные записки личного характера работники пишут от руки. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невыполнение поручения, оформляется как официальный документ (по образцу докладной записки).

Еще одна разновидность - пояснительная записка, содержащая разъяснения отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта и т.д.).

Пояснительные записки, как приложение к основному документу, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Формуляр-образец ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ (ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ) ЗАПИСКИ в зависимости от назначения состоит из реквизитов: 08, 10, 11,12, 14, 15, 18, 20,21,28.

Правила перепечатки данного материала (трудового договора) на другой сайт

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде-

При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Перепечатка данного материала в бумажные газеты и журналы возможна только при условии размещения рядом с ним рекламного сообщения нашей компании. Текст и размер рекламного сообщения согласовывается дополнительно по e-mail

СКАЧАТЬ  другие материалы по кадрам из Пакета Кадровика: пошаговые процедуры, книги, консультации, законодательство, письма Роструда и др. >>

Обмен образцами документов (выложить, скачать) на форуме по кадрам Обмен документами  >>

Люди добрые! пришлите мне на почте образец заявления, объяснительной и докладной записки СОГЛАСНО ГОСТу. у кого есть :)

Юрий Игоревич Назаров

Похожие вопросы в области Другие вопросы

Скачать

В практике, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов, применяется краткий протокол. В протоколе краткой формы указывают только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату, например

УТВЕРЖДЕНО

Советом трудового коллектива

ОАО Контакт

Протокол № 5 от 12.01.2004

Текст любого протокола состоит из вводной и основной части. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах, излагается повестка дня. При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы и фамилии должностных лиц, приглашенных на совещание.

Основная часть строится в следующей последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ, печатаются от левого поля бланка (образцы полного и краткого протоколов приведены в приложении).

Выписка из протокола представляет собой точную копию части подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение (образец выписки приведен в приложении).

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель докладной записки - побудить руководителя принять определенные решения. поэтому текст ее четко делиться на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.

Тексту докладной записки обязательно предшествуют заголовок, начинающийся с предлога о(об). Докладные записки, подаваемые руководителю оформляются на простом листе бумаги формата А4. Внутреннюю докладную записку подписывает составитель, а внешнюю, адресуемую в вышестоящие инстанции, подписывает руководитель учреждения и оформляется она на общем бланке.

Докладная записка содержит реквизиты: наименования предприятия, структурного подразделения, вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении (образец докладной записки приведен в приложении).

Объяснительная записка - документ, составленный для пояснения отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объяснения причины какого либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги, содержит те же реквизиты, что и докладная записка, отличается от докладной записки тем, что не содержит выводов и предложений (образец объяснительной записки приведен в приложении).

Акт - это документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. Независимо от разновидности акта, он оформляется на общем бланке предприятия и содержит следующие реквизиты: наименования организации, структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствующих при актировании. Фамилии членов комиссии, как правило, приводятся в алфавитном порядке. В основной части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту (образец акта приведен в приложении).

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справка оформляется на бланке и имеет реквизиты: наименования организации, вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, отправляемые в вышестоящие организации, заверяются печатью. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером, на документ ставится печать (образец справки приведен в приложении).

При приеме на работу, переводе на другую должность или уходе в отпуск пишется заявление.

В заявлении о приеме на работу в учреждение, организацию или на предприятие указывается профессия, квалификация, специальность, должность. Составляется заявление в произвольной форме, пишется от руки на бумаге формата А4 и имеет следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (текст, подпись, дата составления (образец заявления приведен в приложении).

4. Порядок выполнения работы

4.1. Изучить методические указания к лабораторной работе и ответить на контрольные вопросы.

4.2. Ознакомиться с правилами составления и оформления основных видов ОРД.

4.3. Составить ОРД, разрешающие следующие ситуации.

Ситуация 1

Руководитель СП &ldquoАврора&rdquo собирается принять на работу опытного менеджера с солидным стажем работы по специальности, предоставившего руководителю следующие документы: личное заявление о приеме на работу, трудовой контракт между СП &ldquoАврора&rdquo и автором, копию диплома и выписку из трудовой книжки. Референту руководителя необходимо подготовить проект распорядительного документа.

Ситуация 2

На фирме &ldquoЭлектрон&rdquo состоялось производственное совещание. Повестка дня посвящена расширению отдела маркетинга фирмы, в связи с чем возникла необходимость ввести изменения в штатное расписание фирмы, а также разработать новые должностные инструкции на вновь введенные в отдел маркетинга должности менеджера по рекламе и рекламного агента.

Ситуация 3

На предприятии &ldquoДельта&rdquo проведена проверка работы отдела платных услуг по установке телефонов клиентам. Комиссия в составе помощника директора, заведующего финансовым отделом, и заведующего отделом платных услуг обнаружила нарушения в оформлении финансовой документации. Агенту производящему оформление этой документации, должны быть предъявлены санкции. Перечень которых приведен в распорядительном документе.

Ситуация 4

На основании исследования отделом маркетинга конъюнктуры рынка сбыта продукции фирма &ldquoАльфа&rdquo заключила ряд выгодных контрактов. Заведующий отделом маркетинга решил поощрить своих ведущих сотрудников премиальными выплатами. Указать фонд выплаты вознаграждений.

Ситуация 5

Производственная необходимость требует продолжения работы компании &ldquoОрел&rdquo в выходные дни с учетом денежной компенсации переработки или предоставления других дней для отдыха.

Ситуация 6

По вине бухгалтерии сотрудникам фирмы &ldquoАгат&rdquo в текущем месяце была задержана зарплата. Главный бухгалтер знает, что задержка наличности связана с опозданием перечисления на счет фирмы &ldquoАгат&rdquo денежных средств от предприятий - партнеров.

Ситуация 7

Во время инвентаризации склада вспомогательных материалов завода газовой аппаратуры обнаружена недостача. По результатам заседания инвентаризационной комиссии и с учетом объяснительной записки заведующего складом, подготовлен распорядительный документ о возмещении недостачи.

Ситуация 8

В производственном кооперативе Запуск прошло общее собрание работников, на котором обсуждался вопрос о создании производства по выпуску строительных материалов и перспективах его работы. Принято решение о выделении для этих целей 315 тыс. руб. и проведении соответствующих мероприятий по развертыванию строительства.

Ситуация 9

На основании приказа директора Рубин проведена проверка состояния бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха. В приказе указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных комиссией. Бухгалтер фирмы составляет докладную записку главному бухгалтеру, где отмечает выполнение всех пунктов приказа, за исключением пункта об организации ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Составить необходимые документы.

Ситуация 10

Проведена документальная ревизия ОАООксид. В акте ревизии зафиксированы такие недостатки: излишки листовой стали (320 кг) недостача стальной ленты (185 кг) необоснованное списание упаковочной бумаги несвоевременная отгрузка возвратной тары. Подготовлен проект приказа об итогах проверки, виновные составили объяснительные документы.

Ситуация 11

Проведена проверка режима работы центральных складов. Выявлены нарушения, связанные с отпуском материалов в неустановленные сроки, что нарушает нормальную работу складского аппарата. В проекте приказа, составленного по результатам работы комиссии, указаны должностные лица, ответственные за нарушения и назначены конкретные лица, отвечающие за перевод склада на рациональный режим работы, о чем следует составить соответствующие документы.

Ситуация 1 2

Проведена проверка использования строительных отходов в кооперативе Запуск. Установлены факты списания отходов длиной свыше 20 см и передача их частным лицам. На основании акта проверки составить распорядительный документ, в заключительной части которого обязать начальника цеха строительных материалов организовать работу по упорядочиванию реализации отходов, о чем он должен сообщить в докладной записке.

Ситуация 13

Объем выполняемых работ требует расширения планово-экономического отдела и увеличения числа компьютеров. Составить комплект документов, позволяющих обеспечить планово-экономи-ческий отдел предприятия необходимыми работниками и вычислительной техникой.

Ситуация 14

Специалист отдела маркетинга предприятия увольняется в связи с поступлением на учебу на дневного отделение вуз. На эту должность планируется Иванов А.И. занимающий должность старшего специалиста отдела сбыта этого же предприятия. Составить документы, необходимые для подготовки распорядительного документа и его проект.

Ситуация 15

На предприятии вводится централизованная форма расчета с работниками. Главный бухгалтер предоставил руководителю предприятия документ, в котором обоснована необходимость централизации расчетов. Согласно приказу, работники, желающие перейти на централизованную форму расчета, должны написать соответствующие заявления. Бухгалтерия обязана подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников и в главной бухгалтерии из расчета общего сокращения сотрудников на 20%.

4.4. Составить ситуации, которые требуют подготовки цепочки следующих 3 - 4 документов: 1) объяснительная (докладная) записка, заявление 2) протокол, акт 3) распоряжение, приказ 4) должностная инструкция.

4.5. Создать шаблоны бланков предприятий с необходимыми реквизитами для оформления составленных документов:

1. Для внешних с продольным расположением реквизитов.

2. Для внешних с угловым центрованным расположением реквизитов.

3. Для внешних с угловым флаговым расположением реквизитов.

4. Для внутренних с продольным расположением реквизитов.

5. Для внутренних с угловым центрованным расположением реквизитов.

6. Для внутренних с угловым флаговым расположением реквизитов.

4.6. Оформить составленные образцы документов на соответствующих бланках предприятия.

5. Требования к отчету

Отчет должен оформляться на листах формата А4 и содержать тексты составленных документов. Оформленные на бланках предприятия документы могут предъявляться преподавателю в электронном виде.

6. Контрольные вопросы

1. Раскройте понятие &ldquoорганизационно - распорядительная документация (ОРД) предприятия&rdquo. Приведите примеры документов,

входящих в это понятие.

2. Каково назначение организационных правовых документов?

3. Каково назначение распорядительных документов?

4. Чем отличаются по назначению приказы, распоряжения и решения?

5. Чем отличаются приказ по основной деятельности и приказ по личному составу (назначение, оформление)?

6. Каково назначение информационно - справочных документов?

7. Каково назначение справочно-аналитических документов?

8. Охарактеризуйте документ - протокол, их виды.

9. К какому виду ОРД относится акт?

10. Объясните назначение следующих документов: &ldquoобъяснительная записка&rdquo, &ldquoдокладная записка&rdquo, &ldquoсправка&rdquo. Каково их место в системе ОРД?

11. Какую функцию выполняет заявление?

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-23. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М. Госстандарт России, 2003. - 17 с.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. термины и определения. - М. Изд-во стандартов, 1998. - 8 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 4-е, перераб. и доп. - М. ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 187 с.

4. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. - М. ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. - 208 с.

5. Организация работы с документами. Учебное пособие. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Ор­джоникидзе. - М. Инфра-М, 2002. - 572 с.

6. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организа­ций и государственных структур / Под ред. проф. Т.В. Кузнецо­вой, изд. 2-е. - М. ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999. - 224 с.

7. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - Киев: Знание, 2002. - 460 с.

8. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления):Учебник для вузов / Под ред. Кузнецовой Т.В. - М. ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - 359 с.

Приложение 1

Образцы основных организационно-распорядительных

документов

Образец устава

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВИАЦИОННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

К.Маркса ул. д. 12, г. Уфа, 450000

телефон (факс) 51-15-63

27.04.2002 № 850 личная подпись А.Ф.Киселев

25.03.2003

УСТАВ

государственного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

АВИАЦИОННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ

Текст

Структура текста и его содержание определяются разработчиками устава в число обязательных разделов включаются:

1) общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации)

2) организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи)

3) регламент предприятия (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц)

4) финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами

отчетная и ревизионная деятельность

5) порядок ликвидации организации.

Продолжение приложения 1

Образец положения

Источники: hr-portal.ru, sci-book.com, kadrovik-praktik.ru, administrative.joosy.ru, www.studfiles.ru