Ведение журнала регистрации трудовых договоров

Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации.

В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки.

Обязательно ли его вести?

Мнение законодательства

Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.

Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.

Кроме этого, служба ГИТ, наносящая визит ко всем работодателям, всегда интересуется наличием этого документа.

Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

Опыт кадровиков

Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода. В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу.

Также журнал необходим для выдачи справок для следующих работодателей о предыдущей занятости. В примечаниях книги можно делать записи о виде и сути работ, выполняемых нанятым работником. Опытные кадровики предпочитают вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, прошив и опломбировав его печатью предприятия и подписью руководителя перед внесением первой записи.

В случае проверки предприятия соответствующими органами у начальника ОК, инспектора по кадрам или менеджера по персоналу будет юридическое подтверждение наличия или отсутствия договоров, контрактов, дополнительных соглашений с работниками.

Обилие документов в отделе кадров – ни для кого не секрет. Иногда HR-менеджер ведёт параллельно около десятка всяких книг и журналов. Но трудовые договора – основа сотрудничества работодателя и персонала – желательно регистрировать, чтоб не путаться в нумерации.

Завоевать клиентов можно с помощью оригинального коммерческого предложения. Смотрите, как его составить.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку.  Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству. Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе.

Как вести такой журнал? Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде.

Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений - применяется для регистрации трудовых договоров.

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация - подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу . т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Обратите внимание, что в соответствии с п. д ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Журналов учета (регистрации) трудовых договоров установлен срок хранения 75 лет .

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

Контрольная пломба

Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений опломбирован номерной индикаторной пломбой.

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Подборка наиболее важных документов по запросу Образец журнала регистрации трудовых договоров (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты . Образец журнала регистрации трудовых договоров

Приказ ФМС России от 28.06.2010 N 147

(ред. от 08.12.2014)

"О формах и порядке уведомления Федеральной миграционной службы об осуществлении иностранными гражданами трудовой деятельности на территории Российской Федерации"

(вместе с "Порядком заполнения ходатайства иностранного гражданина о привлечении его в качестве высококвалифицированного специалиста", "Порядком представления организацией, оказывающей услуги по трудоустройству иностранных граждан на территории Российской Федерации, уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина", "Порядком представления работодателями или заказчиками работ (услуг) уведомления о заключении и расторжении трудовых договоров или гражданско-правовых договоров на выполнение работ (оказание услуг) с иностранными гражданами (лицами без гражданства), обучающимися в Российской Федерации по очной форме в профессиональной образовательной организации или образовательной организации высшего образования по основной профессиональной образовательной программе, имеющей государственную аккредитацию, а также о предоставлении им отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более одного календарного месяца в течение года", "Порядком представления уведомления профессиональной образовательной организацией или образовательной организацией высшего образования о завершении или прекращении обучения иностранного гражданина (лица без гражданства), осуществляющего трудовую деятельность на территории Российской Федерации и обучавшегося (обучающегося) в Российской Федерации по очной форме в профессиональной образовательной организации или образовательной организации высшего образования по основной профессиональной образовательной программе, имеющей государственную аккредитацию, или о предоставлении данному иностранному гражданину (лицу без гражданства) академического отпуска", "Порядком представления работодателями и заказчиками работ (услуг) уведомлений о заключении и прекращении (расторжении) трудовых договоров или гражданско-правовых договоров на выполнение работ (оказание услуг) с иностранными гражданами или лицами без гражданства")

(Зарегистрировано в Минюсте России 30.07.2010 N 18010) Приложение

Журнал учета трудовых договоров

Обычно трудовыми договорами дополняются личные дела работников, которые, в свою очередь, заводятся сразу после заключения трудового договора либо после выхода соответствующего приказа о зачислении на работу. Это предусмотрено инструкцией, которой рекомендовано руководствоваться всем специалистам по кадрам государственных организаций. Однако на практике личные дела не всегда заводятся на каждого работника, что вынуждает каким-либо образом систематизировать контракты, вести их учёт. Для этих целей и заводят книгу учёта или журнал учета трудовых договоров.

Способы учета трудовых договоров

Каких-либо специальных правил, которые бы регулировали порядок формирования трудовых договоров в личные дела, нет. Исключения составляют контракты, заключаемые с госслужащими, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела, куда и включается трудовой договор. В остальных же случаях можно воспользоваться следующим решением: формировать все трудовые договора работников компании в отдельное дело, где будет вестись учет документов в алфавитном порядке по фамилиям работников (другой вариант - по хронологии делопроизводственного года). Впоследствии такое дело будет включено в номенклатуру дел соответствующего структурного подразделения либо в целом всей организации.

Как оформляется журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений

Таким образом, журнал регистрации и учета трудовых договоров является документом для делопроизводства не обязательным, однако оспорить его пользу нельзя. Так, и контракты, и дополнительные соглашения к ним удобнее всего классифицировать в виде книги. Это не только упрощает сам учет, но и не дает повода упрекнуть работодателя в какой-либо некомпетентности при конфликтах, например, с увольняемым работником. Кроме того, журнал учета трудовых договоров позволит оперативно выдавать любого рода справки.

Согласно общим правилам ведения делопроизводства в нашей стране, этот журнал должен составляться следующим образом:

Заключая трудовой договор с начальником отдела делопроизводства, можно указать о необходимости ведения журнала учета трудовых договоров всех сотрудников, назначив данного специалиста ответственным. Его подпись в приказе или распоряжении будет означать, что он берет на себя работу по заполнению журнала, ведению учета, а также отвечает за сохранность непосредственно самого документа.

К слову, использование данного журнала, образец которого можно скачать на нашем сайте, для внутреннего пользования оказывается куда более полезным, нежели его ведение для запросов. В частности, книга регистрации и учета трудовых контрактов может содержать графу о сути работы, выполняемой нанятым работником, а также о её результате.

8. Книги регистрации, журналы учета

Бизнес-договоры

Комментарии:

Статьей 68 Трудового кодекса РФ предусмотрена обязанность работодателя в ознакомлении работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Иными локальными нормативными актами организации могут быть Положение об оплате труда, Положение об охране труда и др. Сведения об ознакомлении с указанными документами и подпись работника, подтверждающая ознакомление с ними, могут ставиться как в конце каждого из указанных документов, так и в трудовом договоре, который заключается с работником. Но лучше для этого создать Книги (Журналы), где будет фиксироваться ознакомление работников с локальными нормативными актами работодателя. Нормативных требований к оформлению таких Книг (Журналов) законом не предусмотрено. Каждый работодатель может самостоятельно их разработать. Можно предусмотреть следующие графы таких Книг (Журналов): порядковый номер записи фамилия, имя, отчество работника должность работника подпись, расшифровка подписи работника дата ознакомления.

Наряду с Книгами (Журналами) по ознакомлению с ЛНА существуют еще Книги (Журналы) по учету кадровой документации. К таким Книгам (Журналам) например, относятся Журнал регистрации трудовых договоров, Журнал регистрации личных карточек работников, Журнал регистрации приказов по личному составу и т.д.

Книга (Журнал) регистрации трудовых договоров. Обычно в таком журнале указываются порядковый номер записи, фамилия, имя, отчество лица, поступающего на работу, должность, дата заключения трудового договора, его номер, срок его действия, дата прекращения трудового договора (для срочных трудовых договоров), личная подпись работника.

Книга (Журнал) регистрации приказов, справок, доверенностей. Данная форма журнала позволяет систематизировать издаваемые в организации приказы (справки, доверенности и пр.), отследить дату издания того или иного приказа, сохранить непрерывность текущих номеров приказов в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места его хранения. Кроме того, такой журнальный учет приказов позволяет отслеживать ознакомление работников с приказами. Можно назвать следующие графы таких журналов: порядковый номер записи, дата издания приказа, краткое содержание приказа, номер приказа, отметка об ознакомлении с указанным приказом работников, в отношении которых он издан.

Страницы Книг (Журналов) должны быть защищены от вложений и изъятия. Для этого необходимо листы Книг (Журналов) пронумеровать по порядку и прошнуровать. На последней странице, на узел шнуровки листов делается наклейка (В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ листов), ставится оттиск печати организации и подпись (с расшифровкой подписи) руководителя кадровой службы или руководителя организации. Не допускаются исправления, подчистки или удаление сделанных записей при помощи корректирующих средств. Ошибочную запись необходимо зачеркнуть одной линией и в следующей графе сделать новую запись.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма этой Книги и требования к ее ведению, как и форма Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, установлены Постановлением Минтруда РФ Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Источники: ipopen.ru, www.hr-ok.ru, www.consultant.ru, www.bisgid.ru, kadrydocs.ru