Индивидуальный трудовой режим

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2007, N 11

Индивидуальный трудовой режим

Нередко у работодателя возникает необходимость оформления конкретному работнику индивидуального режима работы, отличного от режима работы всех сотрудников организации (или определенной категории работников). Организация может сделать это как в добровольном порядке (чтобы привлечь к работе ценные кадры "со стороны" или предложить нужному работнику удобный для него график), так и в принудительном (в законодательно установленных случаях). Рассмотрим подробнее оба варианта.

Особые условия для важных работников

Особые условия труда на практике чаще всего предоставляются в следующих случаях:

- работник имеет основное место работы или учебы и может работать только ограниченное количество времени - свободное от основного места работы или учебы. Как правило, при этом работник распределяет нагрузку неравномерно в зависимости от своей основной нагрузки. Часто при этом работник работает за пределами дневного времени (вечером, ночью)

- если у работника (чаще всего у молодой матери) семейные обстоятельства складываются таким образом, что работать он может только ограниченное время или четко установленное, например с 18.00 до 21.00

- если условия работы у работодателя складываются таким образом, что присутствие работника на работе возможно в четко установленное время (часто ограниченное), предположим, во время отсутствия всех остальных работников. Например, уборщицы, которые должны произвести уборку до начала рабочего дня. При этом часто для работодателя вообще не имеет значения, сколько конкретно времени занимает работа, важны ее результат и окончание до определенного часа.

Согласно ст. 57 ТК РФ если режим рабочего времени и времени отдыха у работника отличается от общих правил, то он должен быть прописан в его трудовом договоре.

Под режимом работы в Трудовом кодексе понимается:

- продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя)

- работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников

- продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены)

- время начала и окончания работы

- время перерывов в работе

- число смен в сутки

- чередование рабочих и нерабочих дней.

Все существующие в организации режимы устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями. А для работников с индивидуальным трудовым режимом - трудовым договором. Примеры установления индивидуального режима в трудовом договоре приведены ниже.

Пример 1. Если работодателю важно количество часов работы, но не важны конкретные часы работы, в трудовом договоре может быть такая запись:

"Работнику установлена 40-часовая рабочая неделя с пятидневным рабочим графиком (понедельник - пятница рабочие дни, суббота - воскресенье - выходные) с гибким графиком работы. Время начала и окончания работы в рабочие дни, а также продолжительность работы каждый день определяется самим работником при условии обязательного соблюдения фактического времени работы 40 часов в неделю".

Пример 2. Если работник может трудиться только в свободное время, запись в трудовом договоре может выглядеть так:

"Работнику установлен гибкий график работы со свободным графиком. В неделю работник обязан использовать непрерывный отдых продолжительностью 42 часа. Конкретное время работы, а также его начало и окончание определяются работником исходя из своих возможностей. Для учета часов работы работник оформляет (указать, какой документ). Оплата труда происходит за фактически отработанное время исходя из часовой ставки ______ рублей".

Если у работника уже был установлен определенный режим, но возникла необходимость его изменить (по просьбе сотрудника или по согласованию сторон), то нужно письменно задокументировать данное согласие (ст. 72 ТК РФ). После этого изменения можно ввести в любой согласованный момент.

При установлении индивидуального режима работы важно прописать в трудовом договоре условия об оплате труда данного работника и вести табелирование согласно режиму, установленному индивидуально в трудовом договоре.

Если, например, работник оговаривает с работодателем режим работы на условиях неполной рабочей недели (неполного рабочего дня), то в трудовом договоре прописывается продолжительность рабочей недели (рабочего дня), например: "Работнику устанавливается неполная рабочая неделя продолжительностью 35 часов и неполный рабочий день продолжительностью 7 часов. Рабочее время - с 9.00 до 17.00 с перерывом для отдыха и питания продолжительностью 1 час с 13.00 до 14.00, который не входит в рабочее время и не оплачивается. Работнику устанавливается должностной оклад 25 000 руб. за календарный месяц исходя из нормы 35 часов в неделю. Оплата труда производится пропорционально отработанному времени".

Фрагмент документа. Статья 93 Трудового кодекса РФ

В данном случае при установлении такого режима в табеле учета рабочего времени работнику проставляется 7 часов в день. И в случае если работник отработает более 7 часов, это время будет трактоваться как сверхурочная работа. Скорректированное Федеральным законом от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ понятие сверхурочной работы по ст. 99 ТК РФ подтверждает, что сверхурочной работой считается работа за пределами установленной именно для данного работника нормы часов работы (ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период).

Если индивидуальный режим законодательно установлен

ТК РФ указывает, что в определенных случаях работодатель должен установить работнику сокращенную рабочую неделю (сокращенный рабочий день). Данный режим предусмотрен для сотрудников в возрасте до 16 лет и от 16 до 18 лет, а также для работников, являющихся инвалидами I или II группы, и для сотрудников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Кроме того, сокращенная продолжительность рабочего времени может быть определена для других категорий работников, например для педагогов и медицинского персонала.

При установлении сокращенной продолжительности рабочей недели оплата труда работников не корректируется при сокращении времени фактической работы. Так, если по штатному расписанию установлен оклад 10 000 руб. в расчете на 40-часовую рабочую неделю, то, устанавливая работнику сокращенный рабочий день в случаях, предусмотренных трудовым законодательством, его оклад нельзя корректировать в сторону уменьшения, а следует предоставлять в том же размере - 10 000 руб. но уже за сокращенную продолжительность работы.

Фрагмент документа. Статья 320 Трудового кодекса РФ

* * *

Итак, установление конкретного режима, удобного для работодателя и работника, целесообразно с точки зрения управленческой деятельности. Главное - четко прописать данный режим, чтобы не ущемить прав работника и не нарушить права работодателя. Данный режим не должен нарушать норм труда, установленных трудовым законодательством, и должен достигать целей, стоящих перед работодателем при использовании труда персонала.

В.В.Митрофанова

К. э. н.,

руководитель программы

"Делопроизводство в кадровой службе"

компании Центр абонентского обслуживания

по трудовому законодательству,

Очень нужен образец трудового договора со сменным графиком. Хелп.

Reamone Мыслитель (8277), закрыт 6 лет назад

Светлана Лесовая Мастер (1316) 6 лет назад

В обычном трудовом договоре такие нюансы как раз и отражаются. (з/п, график работы и т. д) .

С сотрудниками, которые уже работают в фирме, подпишите дополнительные соглашения к трудовым договорам об изменении режима их труда.

С графиком сменности ознакомьте работников под расписку не позднее чем за месяц до его введения (ст. 103 ТК РФ) .

Остальные ответы

Ирина Мудрец (10196) 6 лет назад

Документальное оформление дистанционной работы

На основе Федерального закона, вступившего в силу в апреле 2013 года после подписания его Президентом РФ, в Трудовой Кодекс внесена свежая глава 49.1, которая придала правовое положение дистанционной работе. Появление новейших информационных технологий, повлекшее за собой бурное развитие сетей Интернет, позволили расширить границы общения и обмена информацией между людьми.

Все значимые обстоятельства, касающиеся заключения договора или соглашения между физическими и юридическими лицами согласно требованиям, которые предъявляются действующим законодательством к ним, необходимо оформить в письменном виде для придания им юридической силы. Трудовой договор устанавливает, изменяет или прекращает права и обязанности в трудовых отношениях между сторонами.

Работа без рабочего места

Дистанционная работа есть форма занятости, когда работодатель и наемный работник находятся на некотором расстоянии друг от друга, передача и получение технического задания, результаты и оплата выполненной работы происходит посредством информационно-телекоммуникационных сетей, включая сети Интернет.

Трудовые обязанности исполняются без контроля работодателя и не на его территории без взаимодействия с ним.

В последние годы в сети Интернет появилось много сведений о дистанционной работе, позволяющей иметь гибкое рабочее время, поэтому число желающих заниматься ею, ищущих заказчиков по всему миру, выполняющих проекты различного уровня, принимающих оплату за труд через электронные платежные системы в режиме онлайн резко увеличилось.

К видам дистанционных работ относятся:

Преимущества

Дистанционная работа обладает определенными преимуществами, в число которых входят:

Задались вопросом, как открыть мясной магазин? Смотрите здесь.

Недостатки

Погрешности этого вида работы касаются следующих обстоятельств:

На дистанционной работе могут трудиться экономисты, юристы различного профиля, дизайнеры, в том числе веб-дизайнеры, специалисты по IT технологиям, проектировщики, имеющие возможность работать в домашних условиях по различным причинам.

Дистанционная работа и трудовой договор (образец 2014)

Внешне взаимное волеизъявление сторон выражает форма трудового договора о дистанционной работе, составленная в индивидуальном документе. По структуре форма договора представляет собой несколько составляющих, находящихся в упорядоченной взаимосвязи, а содержание определяется сторонами, заключающими его. Главным условием к его содержанию является присутствие всех атрибутов, чтобы они были зафиксированы в нем письменно.

Он считается заключенным только в том случае, когда стороны выразили согласие по всем его пунктам.

Для желающих трудится на дистанционной работе, введены правила, упрощающие регламент подписания трудового договора. В соответствии с указаниями с. 312.2 ТК РФ его подписание можно осуществлять способом обмена договора в электронном виде. Если работник пожелает, то он имеет право получить бумажный вариант от работодателя, который должен отправить договор через почту заказным письмом с уведомлением.

Обязательные условия

Трудовой договор, составленный с работником, который будет трудиться дистанционно, должен содержать сведения о предмете договора, его условиях, юридические адреса и банковские реквизиты сторон, подписи лиц, заключающих его, дату подписания. Трудовой договор закрепляется печатью предприятия.

По обоюдному согласию лиц, которые заключили трудовой договор по поводу дистанционной работы, должны быть решены вопросы:

В договоре делается отметка о том, что функциональные обязанности работник будет осуществлять дистанционно, то есть вне местоположения работодателя. В нем также указывается длительность времени, отведенное на исполнение работы, которое составляет 40 часов в неделю, выходные дни, длительность рабочего дня.

Если рабочее место, приобретение оргтехники, компьютера, обеспечение телефонной связью и Интернет-соединением осуществляется самим работником, то по договору работодатель выплачивает компенсацию за потраченные средства. Размер компенсации и сроки оплаты должны быть установлены и отмечены в договоре. Но всем необходимым для работы работодатель может обеспечить и сам, поэтому эта часть договора является важной и ее составление требует внимания.

О соблюдении дистанционным работником Правил, регулирующих внутренний трудовой распорядок, должна быть, сделана отметка в договоре обособленно.

В трудовом договоре должны быть выделены срок, и способ сдачи результатов работы через электронную почту.

Смотрите также видео о регулировании труда дистанционных работников

Срок и возможность продления

Согласно указаниям ст. 72 ТК РФ лица, заключившие трудовой договор имеют право изменять условия, которые были оговорены в нем по соглашению, оформленному в письменном виде.

Причем изменения касаются и срока действия договора независимо от вида договора, поэтому стороны во время его действия могут заключить соглашение об изменениях срока и заключить его на новый срок.

Но необходимо учесть, что договор действует на протяжении 5 лет, но не более.

Образец трудового договора о дистанционной работе смотрите здесь:

Оценка труда в таком случае

Современное состояние на рынке труда, обусловленное появлением новой категории работников, имеющих высокую квалификацию, которые трудятся дистанционно, привели к проблеме, связанной с учетом и оценкой труда. В ней существует неформальная составляющая труда.

Экономика и исследования дистанционной занятости не могут ответить на главный вопрос о его количественном и качественном учете. Количественная оценка масштабов труда на расстоянии в России не осуществляется, поскольку не проводятся исследования по данному направлению, официальная статистика отсутствует, потому что законодательными актами не предусмотрена.

Большой проблемой является установление работника, который вступил в трудовые отношения с работодателем для исполнения работы дистанционно из-за неформальных свойств.

Зачастую дистанционная занятость носит смешанный характер, некоторые работники находятся на рабочем месте два-три дня, потом работают удаленно. По отраслям экономики выделить дистанционную работу не предоставляет возможности, потому что в ней участвуют работники умственного труда.

Классифицируют ее по роду профессиональной деятельности, к которым относятся:

Что касается регионов Российской Федерации, то дистанционная занятость развивается неравномерно и связано данное явление со слабым развитием в них технологий сети Интернет. Работа дистанционно возможно только с помощью Интернет-соединения, поэтому без него и при медленной его работе говорить о дистанционной занятости не имеет смысла.

В целом дальнейшее развитие и совершенствование дистанционной работы является началом к созданию гибкости на рынке труда, позволяющему решить вопрос с безработицей.

Можно перечислить зарплату на банковскую карту сотрудника. Смотрите, как это сделать .

Пришла идея открыть своё такси и зарабатывать? Читайте полную инструкцию.

Виды работ, не позволяющие работать вне предприятия

В соответствии с документом, называемым «Общероссийским классификатором профессий» трудоспособное население страны делится на:

Производственная деятельность дистанционной работы предусматривает исполнение умственной работы, не требующей постоянного нахождения на рабочем месте, которое расположено на территории предприятия.

Деятельность большего числа предприятий, где производственная деятельность заключается в обслуживании производства в основных и вспомогательных цехах, администрации заводоуправления, лабораториях, научно-исследовательских и вычислительных центрах, относящихся к промышленно-производственным предприятиям работники должны в обязательном порядке присутствовать на рабочих местах.

К видам работ, которые не позволяют трудиться вне мест, где непосредственно расположены предприятия, относится и к работникам непромышленных предприятий.

В их число входит:

Дистанционная работа даёт весьма привлекательные возможности: свобода, отсутствие бдительного руководителя, но и имеет некоторые риски. Именно поэтому, дабы получить оплату своего труда стоит заключать трудовой договор, особенно если речь идёт о длительном сотрудничестве и включении в штат.

Пункт рабочее время и время отдыха в трудовом договоре

Добрый день!

Встал вопрос о редактировании формы трудового договора. Т.к. компания производственная, персонал работает по сменным графикам работы. И сутки через трое и два через два, с разным началом смен. Как сделать шаблон правомерным и логичным, чтобы можно было использовать для любой должности при любом графике? У меня получилось пока следующее, но есть некоторые сомнения. Помогите, пожалуйста!

4. Рабочее время и время отдыха

4.1. Работнику устанавливается следующий режим рабочего времени в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка Работодателя, установленными у Работодателя в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права:

а) Работнику устанавливается следующая продолжительность рабочей недели: ________________________________

__________________________________________________ ______________________________ ___________________

(указать количество часов – 40-часовая, 20-часовая, пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним

выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая

неделя).

б) Сменный режим работы в соответствии с графиком сменности, утвержденным Работодателем: ____________

__________________________________________________ ______ ___________________________________________

в) Неполный рабочий день _______ час. (с ___________ до _________ час.), неполная рабочая неделя ____________

дня(ей) (указать конкретное число рабочих часов в день (смену) или конкретные рабочие дни недели)

г) Ненормированный рабочий день __________________________________________________ __________________

(указать условия предоставления)

д) Другой режим работы: режим гибкого рабочего времени, с разделением рабочего дня на части и др. ____________

__________________________________________________ ______________________________ __________________.

(указать вид режима работы и его условия - начало работы, ее окончания, перерывы)

4.1.1. Выходные дни: __________________________________________________ __________________________ (указать).

4.1.2. Продолжительность ежедневной работы (смены) составляет ________________________________________ часов.

Время начала работы - ____ часов______ минут.

Время окончания работы - ____ часов ______минут.

Время перерывов в работе - ____________________________ (указать).

4.2. Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней в год. По желанию работника и с согласия Работодателя отпуск может быть использован по частям. При этом одна из частей не должна быть менее 14 календарных дней.

4.3. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам Работнику по его заявлению Работодатель может предоставить кратковременный отпуск без сохранения заработной платы.

Заранее спасибо! Очень жду ответа!

Трудовой договор с дистанционными работниками. Работа фрилансером в России.

Опубликовано 20 августа 2013

Сегодня вне места расположения работодателя трудятся специалисты с разной степенью квалификации - инженеры, юристы, переводчики, журналисты, редакторы, дизайнеры, программисты, аудиторы и др. - деятельность которых не связана с изготовлением каких-либо изделий.

Преимуществами такой формы организации труда являются:

В настоящее время удаленная работа может осуществляться в различных формах:

Например

По статистике в USA удаленно работают 5,8% населения, практически 17 млн человек. Причем их доходы почти в два раза превышают оклады не занятых во фрилансе людей: 50 тыс. долл. США в год против 30 тыс. долл. США. В конце 1990-х - начале 2000-х дистанционные рабочие места в США и ЕС занимали примерно 30 млн человек. Сегодня, по разным оценкам, количество специалистов, сделавших свой дом работой, достигает примерно 55 - 60 млн человек. Лидерами в развитии технологий и удаленных офисов являются США, Канада, Финляндия, Дания и Швеция. В Финляндии количество людей, находящихся на дистанционных рабочих местах, составляет примерно треть от всего работающего населения.

Следует отметить, что на Западе в системе фриланса трудятся только уже состоявшиеся профессионалы, действительно лучшие из лучших. В России же часто совсем наоборот: телеработа может стать стартом к большим доходам и славе. По данным Free-lance.ru, в основном в этой сфере работают лица до 18 лет. В возрасте 18 - 22 лет доля работающего населения составляет 7%, фрилансеров - 20%. В возрасте 23 - 26 лет доля работающих - 11%, доля фрилансеров - 20%. В России численность фрилансеров недотягивает до 1 млн человек. По данным официальной статистики, в нашей стране "свободных художников" всего 200 тыс. что составляет 0,3% от всех работающих россиян. Однако многие эксперты считают, что в действительности их в несколько раз больше, просто большинство отечественных фрилансеров предпочитают не распространяться о своей деятельности, опасаясь претензий налоговых органов. Однако в России рынок "свободного" труда значительно отстает на сегодняшний день от американского и европейского.

Трудовой договор с дистанционным работником. Официальный фриланс.

Недавно были внесены поправки в Трудовой кодекс. Теперь фрилансеры получат те же права и гарантии, что и штатные работники, занятые в офисе.

Узнаем, какие перемены произошли и как оформить деловые отношения с вольнонаемным специалистом.

Новая глава гл. 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» Трудового кодекса Российской Федерации включает в себя пять статей:

312.1 "Общие положения"

312.2 "Особенности заключения и изменения условий трудового договора о дистанционной работе"

312.3 "Особенности организации и охраны труда дистанционных работников"

312.4 "Особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника"

312.5 "Особенности прекращения трудового договора о дистанционной работе".

Дистанционный труд - выполнение определенной контрактом функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя. При этом трудовая функция должна исполняться с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

Логика всей гл. 49.1 Трудового кодекса соответствует логике гл. 49 ТК РФ "О  надомных работах", но сформулирована с использованием современной терминологии. То есть гл. 49.1 позволяет перенести сложившийся опыт взаимоотношений с надомниками в современные условия. А значит, фрилансеры, в которых действительно будут заинтересованы те или иные заказчики, получают те же права и гарантии, что и штатные работники, находящиеся на стационарных местах на территории работодателя.

Дистанционный работник - кто ОН?

Дистанционные работники - лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

С момента заключения (подписания) такого договора с работодателем:

- работник считается дистанционным работником

- на него распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, правда, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 (ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ).

Трудовой договор с дистанционным работником (скачать здесь )

Новацией является возможность заключить трудовой договор дистанционно, не требуя от его сторон личной встречи. Поэтому новая глава Трудового кодекса подробно разъясняет порядок обмена документами, порядок подписи и т.д.

В качестве места заключения трудового договора указывается место нахождения работодателя (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ).

Документы, необходимые для заключения трудового договора

Перечень документов, представляемых работодателю при трудоустройстве дистанционным работником, не отличается от общеустановленного.

Различие только в форме представления документов. Все документы дистанционный работник может представить работодателю в электронном виде - отсканировать оригинал и передать по Интернету.

В соответствии со ст. 65 ТК РФ такими документами будут:

- паспорт

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

- документы об образовании (там, где они требуются) и др.

Работодатель вправе потребовать от работника прислать нотариально заверенные копии указанных документов заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

При этом страховое свидетельство государственного пенсионного страхования работник может получить в ПФР самостоятельно, если он заключает трудовой договор впервые (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

Оформление документов

При оформлении трудовых отношений сохраняются требования к оформлению надлежащим образом основных документов.

Подписанный на бумажном носителе со стороны работодателя трудовой контракт о дистанционном труде направляется по почте заказным письмом с уведомлением сотруднику, притом не позднее трех календарных дней с момента заключения данного договора.

В случае же, когда фирме при оформлении соглашения требуются документы не в электронном виде, фрилансер обязан направить по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенную копию на бумажном носителе. Это продиктовано нормами о приеме на работу, в частности ст. 65 Трудового кодекса.

Проводя параллели дистанционной работы с надомной, стоит отметить, что труд вне офиса все-таки подразумевает использование трудовой книжки . Однако новый Закон регламентирует, что записи в нее могут не вноситься по взаимной договоренности сторон. Более того, если контракт о дистанционной работе заключается с лицом, впервые поступающим на службу, то трудовая книжка такому работнику может не оформляться вовсе.

В этих случаях подтверждением занятости (с указанием даты начала, должности и структурного подразделения) и стажа может выступать сам контракт . В этой связи характер трудового договора о дистанционной работе может быть срочным, что позволит указать точные даты окончания дистанционной деятельности специалиста.

Когда одна из сторон трудовых отношений выражает желание оформить надлежащим образом записи в трудовой книжке (или создать новую книжку), то применяется ранее указанный сценарий направления документов по почте заказным письмом с уведомлением.

Помимо существенных условий труда в договоре о дистанционной работе могут быть предусмотрены дополнительные условия об обязанности фрилансера использовать оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и прочий инструментарий, предоставленный или рекомендованный работодателем.

Исходя из всех тонкостей и условий возникновения и реализации дистанционных рабочих отношений, в контракте позволяется, как и в обычном договоре, в полной мере указывать принципы и характеристики используемых в труде технических средств, порядок взаимодействия с руководителем, способы получения заданий и сдачи отчетности (со сроками, формами документов и т.п.).

Кроме того, в таком соглашении могут отражаться условия о выплатах компенсаций за использование фрилансером принадлежащего ему или арендованного им оборудования.

Электронная подпись

Неотъемлемыми атрибутами дистанционного труда являются современные виды телекоммуникации (электронная почта, веб-интерфейсы, программные продукты для взаимодействия online). В отношениях с фрилансерами предлагается к использованию усиленная квалифицированная электронная подпись . В тех ситуациях, когда необходимо прибегнуть к цифровому автографу для подтверждения принятия условий того или иного официального документа, использование усиленной квалифицированной ЭЦП предусмотрено как со стороны сотрудника, так и со стороны работодателя.

Именно поэтому использование Интернета является одним из основных условий применения удаленного труда (ст. 312.1 ТК РФ).

Поскольку дистанционный работник может находиться на большом удалении от работодателя, между ними осуществляется обмен документами в электронной форме. При этом каждая из сторон обязана направлять другой стороне подтверждение получения электронного документа в сроки, установленные договором о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).

Документы, которыми обмениваются работник и работодатель, должны быть подписаны электронной подписью.

Статьей 312.1 ТК РФ установлено, что для подписания электронных документов должна использоваться усиленная квалифицированная подпись. Это относится и к лицам, которые только поступают на дистанционную работу.

Электронная подпись бывает простая и усиленная. В свою очередь, усиленная электронная подпись может быть неквалифицированной и квалифицированной.

Порядок использования усиленных квалифицированных электронных подписей установлен Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". За получением усиленной квалифицированной электронной подписи стороны обращаются в удостоверяющий центр и получают ее с сертификатом ключа проверки электронной подписи (пп. 4 п. 1 ст. 13 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").

Информация в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом . который равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и содержащему печать. Следовательно, при наличии квалифицированной электронной подписи электронный документ может заменить документ на бумажном носителе.

Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При этом каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным.

Созданием и выдачей сертификатов ключей электронных подписей и ключей проверки электронных подписей занимается удостоверяющий центр.

Остается неразрешенным вопрос, должен ли специалист производить оплату приобретения ЭЦП за собственный счет или он может это сделать из средств работодателя. Во втором случае компания имеет возможность перечислить деньги под отчет на личный банковский счет сотрудника и принять по почте авансовый отчет, к которому будут прилагаться оригиналы отчетных документов.

Дистанционный работник практически всегда имеет право использовать электронные документы во взаимодействии с фирмой, исключая те случаи, когда компании требуются оригиналы бумаг. Например, необходимость предоставления обязательного страхового обеспечения по социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности или в связи с материнством. Значит, фрилансеру необходимо будет выслать оригинал документа (больничный лист). Законом предписано высылать бумаги по почте заказным письмом с уведомлением. Вопрос оплаты таких расходов также решается по договоренности между работником и организацией.

Если нужно ознакомить работника с документами под роспись

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ).

Если это дистанционный работник, ознакомление производится путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи дистанционного работника.

Каждая из сторон такого обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Также путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником может быть заключено соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе.

Путем обмена электронными документами дистанционный работник может быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись:

- с принимаемыми работодателем локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью

- приказами (распоряжениями) работодателя

- уведомлениями, требованиями и иными документами.

Если работник намеревается обратиться к работодателю с каким-либо заявлением, представить ему объяснения либо другую информацию, он может сделать это также в форме электронного документа ч. 5и 6 ст. 312.1 ТК РФ).

Электронный документооборот

Путем обмена электронными документами работодатель может:

1) заключить трудовой договор о дистанционной работе с работником (ст. 312.2 ТК РФ)

2) до подписания трудового договора ознакомить работника с локальными нормативными актами, которые предусмотрены ст. 68 ТК РФ. Обязательными для ознакомления являются (ст. 312.2 ТК РФ):

правила внутреннего трудового распорядка

коллективный договор и положение об оплате труда

иные локальные нормативные акты, непосредственно связанные с работой дистанционного сотрудника

3) внести изменения в трудовой договор путем составления дополнительного соглашения (ст. 312.2 ТК РФ)

4) знакомить работника с приказами (распоряжениями), уведомлениями, требованиями или иными документами. Речь идет о тех документах работодателя, с которыми работник должен быть ознакомлен в письменной форме под роспись (ст. 312.1 ТК РФ).

В свою очередь работник может направлять в виде электронных документов различные заявления, объяснения, обращения к работодателю и другую информацию, которую он должен или вправе передавать ему.

Бумажные документы

Помимо электронных документов, между работником и работодателем при дистанционной работе нельзя избежать обмена бумажными документами.

Трудовой договор.

В частности, если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, то работодатель обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением экземпляр данного трудового договора, оформленный надлежащим образом на бумажном носителе (ст. 312.2 ТК РФ). Сделать это работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора.

Документы при приеме на работу.

Помимо этого, при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами работник может направить работодателю документы, указанные в ст. 65 ТК РФ, также в форме электронного документа.

Напомним . что лицо, поступающее на работу, обязано представить работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Однако по требованию работодателя дистанционный работник обязан направить ему нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Документы, связанные с работой.

Работодатель обязан в течение трех дней со дня подачи заявления о выдаче копий документов, связанных с работой, направить дистанционному работнику эти копии:

либо в форме электронного документа

либо по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).

Речь идет о документах, перечисленных в ст. 62 ТК РФ:

копиях приказа о приеме на работу, приказа о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы

выписке из трудовой книжки

справке о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя

и др.

Увольнение дистанционного работника. Приказ об увольнении. При увольнении дистанционного работника работодатель обязан ознакомить его с приказом об увольнении. Сделать это он может в форме электронного документа. Одновременно в день прекращения трудового договора работодатель обязан направить дистанционному работнику копию приказа об увольнении, оформленную надлежащим образом на бумажном носителе, по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.5 ТК РФ).

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

Если работник заключает трудовой договор впервые и не имеет страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, то работодателю придется зарегистрировать его (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Для этого в течение двух недель с момента трудоустройства работодатель должен подать в Пенсионный фонд Российской Федерации:

заявление в произвольной форме от работника о выдаче свидетельства

анкету застрахованного лица по форме АДВ-1, утвержденной Постановлением ПФР от 31.07.2006 N 192п

опись передаваемых документов по форме АДВ-6-1.

На основании указанных документов Пенсионный фонд Российской Федерации открывает физическому лицу индивидуальный лицевой счет, оформляет страховое свидетельство и передает его через работодателя работнику.

В отношении дистанционных работников, которые заключили трудовой договор путем обмена электронными документами, законодатели сделали исключение. Если у дистанционного работника нет страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, то ему придется получать свидетельство в Пенсионном фонде Российской Федерации самостоятельно (ст. 312.2 ТК РФ). Соответствующая поправка внесена в абз. 1 п. 2 ст. 7 Закона N 27-ФЗ.

Трудовая книжка

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника ст. 66 ТК РФ). Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основаниях прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

В отношении дистанционных работников предусмотрено исключение. По соглашению между работником и работодателем сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку (ст. 312.2 ТК РФ). Следовательно, передавать работодателю трудовую книжку дистанционному работнику не придется.

Таким образом, если никаких записей в трудовую книжку о работе дистанционного работника сделано не было, то основным документом о трудовой деятельности дистанционного работника, подтверждающим его трудовой стаж, для дистанционного работника будет являться трудовой договор о дистанционной работе.

Что делать, если работник хочет, чтобы запись о его дистанционной работе была внесена в трудовую книжку? В этом случае он должен передать трудовую книжку работодателю лично или направить ее по почте заказным письмом с уведомлением ( ст. 312.2 ТК РФ).

Запись о приеме на работу будет стандартной, например: "Принят на должность художника-дизайнера". Указывать на дистанционный характер работы не нужно.

Трудовую книжку с записью работодателя о дистанционной работе работник получит по почте заказным письмом с уведомлением.

Обязанности работодателя

Обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством. В ст. 15 ТК РФ дано определение трудовых отношений, в котором, в частности, говорится, что работодатель обязан обеспечивать работнику условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. При дистанционной работе работодатель за обеспечение таких условий не отвечает (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Зона его ответственности определена в ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ. В ней установлено, что работодатель в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников исполняет обязанности, предусмотренные абз. 16, 19 и 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а именно:

- ведет расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

- выполняет предписания должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства, в законодательно установленные сроки

- обеспечивает обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда нужно в том случае, если они будут использовать в работе оборудование или средства, рекомендованные или предоставленные работодателем (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, перечисленные, в частности, в ст. 212 ТК РФ, на дистанционных работников не распространяются, если это не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.

Оборудование и программно-технические средства

При заключении трудового договора работодатель определяет, какое оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства необходимы для дистанционного работника. Обязанность использовать указанные средства при выполнении трудовых функций должна быть включена в трудовой договор с дистанционным работником (ст. 312.2 ТК РФ).

При этом работодатель решает, либо он предоставит такое оборудование и средства дистанционному работнику, либо работнику придется использовать свое оборудование и средства. В первом случае в трудовом договоре необходимо установить порядок и сроки передачи указанных средств дистанционному работнику (ст. 312.3 ТК РФ). Во втором случае в трудовом договоре следует указать, какое собственное оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства дистанционный работник может применять для выполнения трудовых обязанностей (ст. 312.2 ТК РФ).

За использование в служебных целях оборудования и средств работодатель обязан выплачивать дистанционному работнику компенсацию, а также возмещать расходы, связанные с таким использованием (ст. 188 ТК РФ).

Здесь следует обратить внимание на то, что ст. 188 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя выплачивать компенсацию за использование только личного имущества, т.е. имущества, которое принадлежит работнику на праве собственности. В этом случае сумма компенсации не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если работник использует в служебных целях, например, автомобиль, которым он управляет по доверенности, то с суммы компенсации ему придется заплатить НДФЛ, поскольку льгота по НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ предоставляется только при возмещении расходов работника, связанных с использованием личного имущества (Письмо Минфина России от 08.08.2012 N 03-04-06/9-228).

Дистанционный работник может использовать оборудование и средства как принадлежащие ему на праве собственности, так и арендованные (это установлено новой ст. 312.3 ТК РФ). Следовательно, вне зависимости от того, кому принадлежит имущество, используемое дистанционным работником, платить НДФЛ с этой суммы ему не придется.

Размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционным работником оборудования и средств, а также порядок возмещения других расходов, связанных с дистанционной работой, устанавливаются трудовым договором (ст. 312.3 ТК РФ).

Охрана труда

В связи с тем что рабочее место фрилансера находится вне офиса, то на компанию не распространяется, а значит, не возлагается большинство требований по обеспечению безопасных условий и охране труда.

Фирма, как и прежде, должна обеспечить допуск на предприятие должностных лиц исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, а также выполнение предписаний и рекомендаций соответствующих госорганов, так как проверки и предписания могут напрямую касаться дистанции работника, занятого удаленно.

При приеме на службу кадровый специалист обязан ознакомить фрилансера с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными компанией.

Кроме этого, на фирме лежит ответственность по аттестации рабочих мест. Но если раньше Минтруд обязывал проводить проверки абсолютно для каждого служебного места, то на сегодняшний день такая процедура проводится только по определенным видам работ, в перечень которых может не входить занятость на персональных компьютерах. Таким образом, взяв во внимание то, что удаленная работа не предусматривает тяжелых или опасных условий труда, аттестация дистанционного рабочего места не является обязательной.

Частями 1 и 2 ст. 212 ТК РФ определены обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда работников, которые можно разделить на четыре группы:

1) обязанности по обеспечению безопасных условий труда работников в процессе трудовой деятельности:

2) обязанности по обучению работников в области охраны труда:

Источники: hr-portal.ru, otvet.mail.ru, ipopen.ru, forumkadrovikov.ru