Как оформить изменение должностного оклада

Руководители организаций обычно повышают должностные оклады сотрудникам с первого января. Получается дополнительный подарок к новогодним праздникам. Однако не всегда так выходит. Бывает, только к весне подводятся итоги по прибыли и убыткам, и становится ясно, какую сумму можно прибавить к зарплатам. Возможна и другая ситуация, когда по тем или иным причинам оплату труда нужно сократить. Как правильно оформить увеличение и уменьшение оклада работника?

С чего начать?

Как правило, об увеличении должностного оклада какому-либо сотруднику просит его непосредственный руководитель. Он составляет служебную записку (образец на стр. 39.). Что касается уменьшения должностного оклада, то тут желание линейного начальника не берется в расчет. Сократить сумму оклада можно только по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). Это могут быть изменения в технике и технологии производства, совершенствование рабочих мест на основе их аттестации, структурная реорганизация производства. Главное, чтобы не ухудшалось положение работника по сравнению с условиями коллективного договора, соглашения*. В противном случае, если работник обратится в суд, изменение оклада будет признано незаконным.

Надежда К. работала мастером конвейерного цеха №3 на заводе «Спецмонтажкрепление». После полной модернизации цеха и замены старого технического оборудования на новое, работа Надежды стала намного проще. Теперь ей не требовалось вручную настраивать конвейерную ленту и постоянно следить за ее работоспособностью. Эти функции выполняли автоматы. В связи с этими обстоятельствами руководство завода приняло решение об уменьшении мастеру должностного оклада на сумму 1500 руб.

Подготовительная стадия

На основании служебной записки готовится приказ о внесении изменения в штатное расписание (образец на стр. 40), в котором отмечается, как меняется оклад: увеличивается или становится меньше.

Говоря об увеличении и уменьшении должностного оклада работника, нельзя забывать, что условия оплаты труда (и должностной оклад в том числе) являются обязательными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Если нужно изменить обязательное условие договора, работник и работодатель должны письменно заключить дополнительное соглашение (образец на стр. 41).

Процесс уменьшения оклада следует разобрать подробнее. О предстоящем изменении в одностороннем порядке обязательного условия трудового договора следует письменно предупредить работника не позднее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Это по общему правилу. Из него есть два исключения. Работодателю физическому лицу порог устанавливается в 14 календарных дней (ст. 306 ТК РФ). Религиозной организации дается на это 7 календарных дней (ст. 344 ТК РФ).

Работнику вручается уведомление . которое он получает под роспись (образец на стр. 42). Если сотрудник не согласен трудиться в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую работу. Это может быть как вакантная должность или работа, соответствующая квалификации сотрудника, так и вакантная нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа, которую работник может выполнять с учетом состояния здоровья (ст. 74 ТК РФ). Для этого сотруднику под роспись вручается список подходящих для него вакансий (с указанием сумм должностных окладов).

Примечательно, что работодатель должен предлагать сотруднику вакансии, имеющиеся у него в данной местности (то есть местности в пределах административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта). Предлагать вакантные должности в других местностях нужно только, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ст. 74 ТК РФ). Если в итоге работник отказывается от предложенной работы или подходящей работы в организации нет, трудовой договор прекращается на основании п. 7 ч. первой ст. 77 Трудового кодекса (образец приказа об увольнении – на стр. 43).

Если в случае уменьшения заработной платы уведомление работника заранее необходимо, то возникает закономерный вопрос. А нужно ли предупреждать работника, если оклад увеличивается? Снова обратимся к статье 74 Трудового кодекса. При буквальном прочтении ее первой части становится понятным, что она регулирует отношения по уменьшению должностного оклада: в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены . допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.

Поэтому в отношении увеличения должностного оклада действует другое правило. Он может становиться больше в любой момент по соглашению сторон трудового договора. Не надо ждать два месяца и уведомления не нужны (ст. 72 ТК РФ).

Готовим ключевой приказ

Итак, дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении должностного оклада подписано. Далее необходимо готовить приказ. Сложность в том, что унифицированной формы** для такого случая нет. Поэтому приказ составляется в свободной форме (образец на стр. 44). Данным приказом и завершается процесс изменения должностного оклада работника. Дальше кадровик знакомит сотрудника с приказом, отдает его копию в бухгалтерию для расчета заработной платы, подшивает необходимые документы в личное дело и т. д.

Комментарий коллеги

начальник отдела по работе с персоналом ООО «ИА “Дон-Консультант”» (г. Ростов-на-Дону):

– На практике, бывает, кадровики при подготовке приказа об изменении должностного оклада используют форму №Т-5 (приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу). Объясняется это тем, что некоторые разработчики кадровых программ упускают из виду документы, подготавливаемые в свободной форме. И специалисты по кадрам вынуждены в данном случае готовить приказы о переводе, чтобы они учитывались программой. Здесь можно посоветовать одно. Любую информационную базу, особенно такую сложную, как кадровую или бухгалтерскую, как правило, обслуживает специалист от разработчика. К нему можно обратиться с просьбой внести в программу недостающие формы. Тогда работа станет легче, а делопроизводство будет вестись по всем правилам.

* Статья 74 ТК РФ, п. 21 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. №2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

** Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР No. _____

г. ___________

____________ ____ г.

_____________________, именуем__ в дальнейшем Работодатель, в лице __________, действующ____ на основании __________, с одной стороны, и __________________, именуем___ в дальнейшем Работник, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

1.1. Работник принимается к Работодателю в организацию: _______________ в отдел _____________ для выполнения работы по должности __________________ с окладом ________ (_______________) рублей в месяц.

1.2. Работник обязан приступить к работе с _________ ____ г.

1.3. Настоящий трудовой договор вступает в силу с момента подписания его обеими сторонами.

1.4. Работа у Работодателя является для Работника основным местом работы.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Работник подчиняется непосредственно ________________________________________________.

2.2. Работник обязан:

2.2.1. Выполнять следующие должностные обязанности:

- __________________________________________________

- __________________________________________________

- __________________________________________________

- __________________________________________________.

2.3. Работодатель обязан соблюдать все требования, предусмотренные действующим законодательством РФ.

2.4. Работодатель и Работник вправе осуществлять все права, предусмотренные Трудовым кодексом РФ и коллективным договором.

3. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

3.1. Особенности режима рабочего времени (неполный рабочий день, неполная рабочая неделя) ______________________________

- почасовая оплата ________________________________

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. За неисполнение или за ненадлежащее исполнение своих обязательств, предусмотренных настоящим трудовым договором, стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

5.1. Основания для прекращения настоящего трудового договора определяются в соответствии со ст. 77 Трудового кодекса РФ.

5.2. Во всех случаях днем увольнения Работника является последний день его работы.

6. ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ

6.1. В период действия настоящего трудового договора на Работника распространяются все гарантии и компенсации, предусмотренные действующим трудовым законодательством РФ.

7. ВИДЫ И УСЛОВИЯ СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ

7.1. Работодатель обязан осуществлять обязательное социальное страхование, виды и условия которого предусмотрены федеральным законодательством РФ.

7.2. Работодатель обязан открыть на имя работника накопительный пенсионный счет, гарантирующий получение дополнительной пенсии и производит ежемесячные страховые выплаты по:

- индивидуальному накопительному счету - в размере ___% от размера заработной платы работника (размера тарифной ставки или оклада)

- семейному накопительному счету - из расчета ___% от размера заработной платы работника (размера тарифной ставки или оклада) на семью.

8. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Работодатель:

Наименование _____________________________________________

___________________________________________________________

Адрес: _____________________________________________________

Приказ об изменении оклада: образец заполнения, бланк скачать

Увеличение оклада сотруднику на предприятии возможно только по инициативе работодателя. Принять такое решение он может или самостоятельно (изучив план проделанных работ сотрудником), или по рекомендации аттестационной комиссии. Для повышения оклада сотруднику предприятия основанием могут служить:

- служебная записка директора предприятия или его структурного подразделения, к которому относится сотрудник

- увеличение цен в регионе или в стране: в данном случае необходимо все оклады сотрудников переиндексировать

- поручение дополнительных обязанностей сотруднику (совмещение должностей).

Что касаемо сокращения оклада персонала, то тут в расчет не берется желание начальства. Сократить оклад можно только по причинам, указанным в статье 74 Трудового кодекса, а именно — в связи с изменениями в организации предприятия или технологических условий труда. Примерами таких изменений служат модернизация производства, структурная реорганизация или совершенствование рабочих мест по рекомендациям аттестационной комиссии. Правомерное уменьшение оклада возможно только тогда, когда положение сотрудника не ухудшается по сравнению с положением остального рабочего коллектива.

После оформления служебной записки на ее основании издается приказ о внесении изменений в штатное расписание. В тексте данного приказа указывается, в какую сторону меняется оклад сотрудника.

Также необходимо заключить между сотрудником и работодателем дополнительное соглашение об изменении обязательного условия трудового договора. Оклад сотрудника согласно статье 57 Трудового кодекса как раз является тем самым обязательным условием. Об изменении обязательного условия в договоре согласно статье 74 Трудового кодекса необходимо уведомить сотрудника за два месяца.

Сотруднику предприятия вручается уведомление, которое он должен заверить своей подписью. Если сотрудник не соглашается с новыми условиями, прописанными в дополнительном соглашении к трудовому договору, то руководитель фирмы обязан предложить ему в письменной форме другую работу. Для этого составляется список вакансий, которые более подходят сотруднику, с указанием напротив размера оклада.

Если же сотрудник подписывает соглашение об изменении оклада, то руководителю необходимо подготовить приказ об изменении оклада . У такого приказа нет унифицированной формы. В распорядительной части приказа необходимо указать ФИО и должность сотрудника, которому будут изменять оклад, с какого числа и в каком размере. Также указывается ФИО бухгалтера, в чьи обязанности будет входить расчет и своевременные выплаты зарплаты сотруднику, а также ФИО кадровика, который должен ознакомить сотрудника с приказом.

Визированием приказа завершается процесс изменения оклада. Копия приказа передается в бухгалтерию для расчета зарплаты сотруднику. На каждого сотрудника оформляется отдельно приказ.

Общество с ограниченной ответственностью «Астра» в лице генерального директора Афанасьева Анатолия Алексеевича, действующего на основании Устава, с одной стороны,

и Петров Петр Петрович паспорт серии 1804 №333615, выдан 10.02.2003г. Краснооктябрьским РОВД г. Волгограда, с другой стороны,

заключили настоящее дополнительное соглашение, являющееся неотъемлемой частью трудового договора №16 от 10.10.2005г. заключенного между ООО «Астра» и Ивановым Иваном Ивановичем (именуемого далее – Трудовой договор).

1. Трудовой договор дополняется пунктом 2.10:

«Работник обязуется осуществлять юридическую ревизию документов, представляемых отделом кадров, проверять их соответствие действующему законодательству, консультировать работников отдела кадров по вопросам применения трудового законодательства».

2. В связи с поручением работодателем и принятием работником к исполнению новых должностных обязанностей (пункт 2.10 Трудового договора), увеличивается размер оклада работника на 1000 (одну тысячу) рублей, пункт 5.4 Трудового договора излагается в новой следующей редакции:

«Работодатель обязуется ежемесячно выплачивать работнику оклад в размере 11000 (одиннадцать тысяч) рублей».

3. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с 16 мая 2011 г.

4. Настоящее дополнительное соглашение составлено и подписано в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон, при этом оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Реквизиты и подписи сторон

Дополнительное соглашение N 3

к трудовому договору от 13.01.2005 N 11-ТД

Открытое акционерное общество Май в лице генерального директора Шанцева Евгения Петровича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны и Зимина Татьяна Вячеславовна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. В пункт 1.3 трудового договора после слов Работнику устанавливается должностной оклад в размере 15 000 (пятнадцати тысяч) рублей внести следующее дополнение: Помимо должностного оклада Работнику устанавливается надбавка в размере 3000 (трех тысяч) рублей за знание иностранного языка и применение его в работе.

2. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 13.01.2005 N 11-ТД и вступает в силу с 10 марта 2006 г.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Один экземпляр передается Работнику, другой остается у Работодателя.

Источники: hr-portal.ru, uraltradeunion.ru, www.bizguru.ru, kadrovik-praktik.ru, www.jobtown.ru