Когда без сопроводительного письма не обойтись?

Е.Г. Юсипова, зам. начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

Бухгалтерия сдает в канцелярию счета-фактуры, акты и товарные накладные без сопроводительного письма. Я, заведующая канцелярией, регистрирую эти документы в журнале исходящих документов, но не ставлю на них номера, т.к. на бланках документов этого не предусмотрено. Затем я отправляю документы по почте в сторонние организации. Раньше никаких проблем не возникало, пока в августе я не отправила бухгалтерские документы в одну из сторонних организаций заказным письмом с уведомлением и почтовым реестром. Уведомление к нам не вернулось, письмо в организацию не дошло. Мы пытаемся понять, кто виноват в этом. Бухгалтерия обвиняет меня, т.к. я не поставила регистрационный номер на документах, поэтому в суде (дело дошло до этого) мы не сможем доказать, что письмо действительно было отправлено.

Кто в организации должен вести учет и регистрацию поступающих и исходящих документов: бухгалтерия или канцелярия?

Как можно обязать бухгалтерию передавать документы в канцелярию с сопроводительным письмом?

Есть ли нормативные акты, в которых оговорены правила отправки бухгалтерских документов по почте в сторонние организации?

Счет-фактура является налоговым регистром

В соответствии с п. 3.2.1.3 ГСДОУ* регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, статистические, учебные финансовые, бухгалтерские и др. Регистрация производится децентрализованно по группам документов.

Счет-фактура – документ, служащий основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в установленном порядке (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации). Счет-фактура, по сути, является налоговым регистром, при ее заполнении необходимо руководствоваться налоговым законодательством, а это значит, что счет-фактура для целей исчисления налога на прибыль не рассматривается в качестве первичного учетного документа. По поводу регистрации счетов-фактур можно отметить следующее. В соответствии с п. 1 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 (в ред. от 26.05.2009), покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся, а продавцы – журнал учета выставленных покупателями счетов-фактур, в котором хранятся их вторые экземпляры. Во всех организациях ведение вышеуказанных журналов для регистрации счетов-фактур осуществляется только в бухгалтерии. Поэтому проставление номера на счетах-фактурах, документах, используемых для налогового учета, также необоснованно.

В отличие от счета-фактуры товарная накладная, как и акты выполненных работ/оказания услуг, является первичным учетным документом. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, которым не предусмотрено проставление входящих/исходящих номеров на таких документах.

Обратите внимание. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» в ред. от 29.08.2010).

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации (п. 3 ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Движение первичных документов (в т.ч. товарных накладных) в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив – документооборот) регламентируется графиком, утверждаемым в каждой организации (п. 5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

На практике во многих компаниях товарные накладные, счета-фактуры не регистрируются, а если и регистрируются, то на них не проставляются входящие/исходящие номера. Ведь очень часто сами ответственные исполнители передают указанные документы контрагентам, с которыми осуществляется сотрудничество, или, наоборот, получив их от контрагента лично или через курьера, передают их в бухгалтерию.

По-другому обстоит дело, если вам надо направить акты, счета-фактуры и товарные накладные централизованно через канцелярию предприятия, да возможно, еще и в другой город. Тут уж без сопроводительного письма не обойтись. И если правила ведения делопроизводства на вашем предприятии это не предусматривают, то следует внести изменения в них: добавить положение о том, что вся документация, которая не имеет адресной части, должна отправляться только с сопроводительным письмом. При этом ответственность за подготовку сопроводительного письма целиком ляжет на ответственного исполнителя, а на канцелярию будет возложена ответственность за регистрацию сопроводительного письма и, соответственно, проверку наличия всех приложений, организацию пересылки указанных документов по почте, и, что особенно важно, отслеживание своевременной доставки документации адресатам, а в случае несвоевременной доставки или недоставки вообще – по подготовке претензии в почтовое отделение связи (возможно, с помощью юристов).

Сопроводительное письмо упрощает процесс регистрации

Направление документов с сопроводительным письмом сегодня уже является нормой делового общения. Сопроводительное письмо используется для отправки документов, не имеющих адресной части, при этом их обязательным реквизитом является отметка о наличии приложения (Пример 1). В этом случае задача регистрации упрощается, т.к. регистрируется только сопроводительное письмо и, соответственно, входящий/исходящий номер ставится только на самом письме. При этом сопроводительное письмо помогает определить, какие документы и в каком количестве экземпляров были направлены контрагенту. Сопроводительные письма регистрируются в журнале регистрации входящей/исходящей корреспонденции. Сам факт регистрации входящих/исходящих документов особенно важен и может иметь далеко идущие последствия. Например, очень многие договоры содержат следующую формулировку:

5.1 Заказчик в течение пяти календарных дней с момента получения акта сдачи-приемки услуг обязан рассмотреть и подписать его или представить Исполнителю письменный мотивированный отказ от его подписания.

5.2. Если по истечении указанного срока Заказчик не подписал акт сдачи-приемки услуг и не представил Исполнителю мотивированный отказ от его подписания, то услуги считаются принятыми Заказчиком в полном объеме.

Значит, может получиться так, что имея замечания к контрагенту, с которым заключен договор, по факту оказанных услуг (выполненных работ), ваша организация не подписывает представленный им акт оказанных услуг (выполненных работ), а направляет ему мотивированное заключение, которое пересылается по почте и обязательно должно быть доставлено контрагенту, т.к. в противном случае в соответствии с условиями договора работы (услуги) будут считаться выполненными (оказанными). Очевидно, что ответственность за своевременную подготовку и передачу в канцелярию самого мотивированного заключения лежит на ответственном исполнителе, а вот организация своевременной передачи документов в почтовое отделение и отслеживание факта их доставки – задача канцелярии. И уже не требует объяснения тот факт, что фиксация своевременной отправки и контроль получения документов контрагентом может существенно защитить интересы вашей организации в суде в случае возникновения спорных вопросов с контрагентом.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо. Образец (пример) сопроводительного письма к резюме

Как написать сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо - это пример и образец делового стиля переписки. Оно является неотъемлемой частью резюме.

Оно должно сказать работодателю: "Я именно тот человек, который Вам нужен. Я имею уникальные профессиональные навыки и опыт, которые помогут вашей компании. Я надеюсь на дальнейшее сотрудничество так же, как и Вы".

Иными словами, сопроводительное письмо - это реклама Вашего резюме.

Эффективное сопроводительное письмо должно представлять Вас в выгодном свете и побудить читателя к более тщательному изучению Вашего резюме.

Шесть правил написания сопроводительного письма

Чтобы составить грамотное письмо, Вам нужно придерживаться следующих правил:

1. Сосредоточьтесь на потребностях работодателя и укажите, что Вы способны решить задачи стоящие перед компанией. Ваше сопроводительное письмо должно сказать (кратко и лаконично): "Я - ответ на все Ваши вопросы".
2. Покажите в сопроводительном письме, что Вы знакомы со спецификой работы данной компании. Сегодня в интернете можно найти практически любую информацию, связанную с деятельностью организации. Укажите в письме, что Вы можете быть полезны в той или иной сфере деятельности, можете помочь решить ту или иную проблему. Тогда наряду с другими кандидатами, которые только просят трудоустройства, Вы будете выглядеть в глазах работодателя человеком, готовым высказать определенные предложения по деятельности компании.
3. Кратко опишите в письме свою квалификацию и профессиональные достижения. Не пытайтесь пересказать резюме, но в тоже время включите достаточно интересные о себе данные, чтобы вызвать интерес у работодателя. Сопроводительное письмо должно быть составленно таким образом, чтобы работодатель захотел Вам позвонить, даже не читая Ваше резюме.
4. Покажите свою заинтересованность в предлагаемой работе. Это должно стать главной темой сопроводительного письма. Не повторяйте ошибки 90% претендентов, которые говорят: "Дайте мне работу, чтобы сделать карьеру и заработать много денег". Вместо этого передайте в сопроводительном письме следующий смысл: "Я буду рад применить свои профессиональные навыки и знания для решения задач и проблем, стоящих перед Вашей компанией".
5. Укажите в сопроводительном письме, что Вы готовы пройти в компании личное собеседование или интервью, в ходе которого Вы сможете более полно и точно предоставить дополнительную информацию о себе. Это не будет считаться грубым тоном с Вашей стороны.
6. Постарайтесь написать сопроводительное письмо кратко и лаконично. Для многих соискателей это наверно самая большая проблема. Очень часто сопроводительные письма, написанные даже профессиональными работниками кадровых служб, утопают в различных деталях, за счет чего объем письма вырастает до двух страниц. Уважайте время человека, читающего Ваше сопроводительное письмо. Не пишите более пяти или шести параграфов.

Четыре ошибки, которые нужно избегать

Чтобы Ваше сопроводительное письмо не попало в мусорную корзину, необходимо при написании избегать распространенных ошибок.

Приведем наиболее популярные четыре ошибки:

1. Не делайте большое вступление. В некоторых сопроводительных письмах для вступительного слова отводится два или даже три параграфа, что недопустимо. Начните письмо в уважительной форме, например так: "Уважаемый Николай! В ответ на вашу вакансию "главный бухгалтер", размещенную в интернете, высылаю свое резюме". Для того чтобы правильно составить вступление, напишите на листке бумаги несколько вариантов и выберите наиболее подходящий.
2. Не пишите в сопроводительном письме о Ваших карьерных амбициях. Избегайте выражений, вроде, "я ищу работу, где смогу применить свои навыки с дальнейшим продвижением по карьерной лестнице". Подобное эгоистичное отношение только отпугнет работодателя, нежели произведет впечатление. Кроме того, предварительное ознакомление с деятельностью компаний поможет Вам обращаться только в те из них, которые заинтересованы в профессиональном продвижении своих сотрудников. Не тратьте впустую время читателя, требуя привилегий, прежде чем Вы проявили себя на работе.
3. Никогда не упоминайте о своей зарплате. Даже если в одной из рубрик объявления работодатель просит указать получаемую ранее заработную плату. Причина? Работодатели используют эти сведения, чтобы отсеить кандидатов, которые являются либо слишком дорогостоящими, либо недостаточно квалифицированными, что мешало им зарабатывать ранее больше денег. Упоминание о предыдущих заработках может только сократить Ваши шансы на трудоустройство. Решение? Включите эти пять магических слов в конце Вашего сопроводительного письма: "Условия моей зарплаты являются договорными".
4. Никогда не пишите, почему Вы оставили прежнюю работу. Некоторые люди чувствуют себя вынужденными объяснить, почему они так долго (или так недолго) оставались на предыдущих местах работы. Не надо. Лучше заранее подготовьте ответы на любые сложные вопросы о Вашем трудовом стаже. и приберегите их для собеседования при приеме на работу. А пока не время для признаний. Не пишите в сопроводительном письме то, что может насторожить работодателя.

Немного о стиле написания сопроводительного письма

Некоторые утверждают, что сопроводительное письмо не должно содержать таких слов, как "Я" или "Вы". Абсолютно неверно. Подобное обращение является совершенно приемлемыми в современной деловой переписке. Сопроводительное письмо не исключение. Если Вы считаете употребление данных форм неудобным при написании письма, тогда откажитесь от них. Только не забывайте придерживаться одного стиля на протяжении всего письма.

Печать сопроводительного письма

Когда пришло время напечатать свое сопроводительное письмо (только на лазерном принтере!), используйте стандартную белую писчую бумагу, желательно не плотную. Нет ничего страшного, если Вы используете для написания резюме более плотную бумагу. Сопроводительное письмо - это немного другой документ, перед которым стоят иные задачи.

Пишем сопроводительное письмо

Занимаясь поиском работы, иногда приходится высылать резюме почтой. В таком случае важно кроме резюме в конверт вложить и сопроводительное письмо, которое является вспомогательным документом к высылаемому резюме. Ниже даны примеры коротких писем, а также пример более подробного сопроводительного письма.

Как правильно написать сопроводительное письмо

Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым именем (так называемый "бренд"), то требования к составлению сопроводительного письма достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.

Резюме, направляемое по E-mail в менее пафосные структуры, может сопровождать корректный текст в самом теле письма, без вынесения его на отдельный лист. фамилия, инициалы (или фамилия и имя) и контактная информация должны быть на виду.

Образцы сопроводительного письма

Краткий вариант сопроводительного письма выглядит примерно следующим образом:

Сопроводительное письмо. Образец 1

Уважаемая Мария,

в ответ на вашу вакансию "менеджер по продажам холодильного оборудования", опубликованную в журнале "Работа и Зарплата", высылаю свое резюме. Буду очень признательна, если Вы не оставите его без внимания.

С наилучшими пожеланиями,

Иванова Анна, тел. 8-916-111-11-11

Сопроводительное письмо. Образец 2

Добрый день, Иван Петрович.

Претендую на вакансию финансового аналитика. Источник информации о вакансии - www.zarplata.ru

В прикрепленном файле находится резюме. Готова предоставить любую дополнительную информацию, необходимую для рассмотрения моей кандидатуры.

С уважением,

Иванова Анна

тел. 8-916-111-11-11

Сопроводительное письмо. Пример 3

Уважаемые господа,

прошу рассмотреть мое резюме на вакансию бухгалтера, заместителя главного бухгалтера.

Буду рада получить от Вас приглашение на собеседование.

С уважением,

Иванова Анна

тел. 8-916-111-11-11

Полная версия сопроводительного письма. Такие письма обычно предназначены для компаний, исповедывающих западный стиль кадрового менеджмента. Письмо строится по аналогичной схеме. В тексте сопроводительного письма необходимо отразить:

1. Название должности (возможно - двух смежных или схожих должностей), на которые высылается резюме желательно также указание, из какого источника вы узнали о вакантной позиции (позициях) предложение своей кандидатуры.

2. Очень краткий, но точный и содержательный конспект резюме, имеющий своей целью обосновать соответствие ваших профессиональных и личностных качеств той должности, на которую вы претендуете.

3. Вашу готовность к работе, отдаче, и профессиональному росту в сфере указанного в вакансии направления, а лучше - в стенах именно данной компании.

4. Готовность к личному интервью в компании, в ходе которого вы более полно изложите информацию о себе.

5. Контактную информацию о вас (телефон, e-mail).

Сопроводительное письмо не может быть универсальным для всего спектра интересующих вас вакансий. Так как адресатом письма являются разные люди и разные организации, так и текст письма, в соответствии с каждой запрашиваемой вакансией, должен немного видоизменяться. В сопроводительном письме речь всегда идет о конкретной вакансии в конкретной компании.

Образец подробного сопроводительного письма

Здравствуйте, уважаемая Татьяна Ивановна!

На сайте www.ххх.ru я узнал, что в Вашей компании открыта вакансия: Менеджер по продажам наружной рекламы. Выражаю надежду, что, в связи с развитием, Вам будет интересна моя кандидатура на данную позицию.

В настоящий момент я работаю в маркетинговом и рекламном подразделении Холдинга "Cолнышко" на позиции: Специалист по рекламным проектам.

Моими основными задачами является: поиск клиентов для размещения коммерческой информации на предлагаемых компанией носителях, составление предложений, ведение сделок, взаимодействие со смежными подразделениями компании, работа с рекламными агентствами и подрядчиками, поддержание имеющийся клиентской базы.

Имеющийся опыт презентации продукта, сбора информации о потенциальном клиенте и навыки общения с менеджерами всех уровней, позволили добиться высоких результатов. А в одной компании достичь звания "лучший сотрудник года".

Внимательно изучив круг обязанностей и требования, предъявляемые к позиции, предполагаю, что имеющийся опыт работы и навыки, позволят достичь высоких показателей, принести прибыль компании, а мне продолжать расти в профессиональном и финансовом планах.

К письму прилагаю мое резюме. С удовольствием приму предложение встретиться с вами и рассказать несколько больше о себе и том, какую пользу, по моему мнению, я мог бы принести вашей фирме.

С наилучшими пожеланиями,

Иванов И.И.

Тел. +7 (111) 111-11-11

Когда вы сможете написать грамотное сопроводительное письмо, шансы получить работу у вас, без сомнения увеличатся.

Сопроводительное письмо

Не обязательно. Если Вам так удобно, то можете и два .

Сопроводительное письмо подписывает Ваш руководитель. Одна подпись!

Если нужна подпись получателя, то это уже не сопроводительное письмо Вам нужно, а скорее акт приема-передачи.

либо Вам просто нужно направить документы (и какие?), либо Вам нужно передать документы контрагенту под роспись.

Уточните пожалуйста.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Как скачать документ?

После появления ссылок, скачайте нужный вам формат

Не забудьте "Сказать спасибо", ваш голос помогает формировать нам рейтинг документов

Скачать

Сопроводительное письмо к описи по сдаче-отгрузке отходов драгоценных металлов и лома). Форма N 41-МТ

в doc (MS Word) Скачать

Сопроводительное письмо к описи по сдаче-отгрузке отходов драгоценных металлов и лома). Форма N 41-МТ

Сопроводительное письмо к описи по сдаче-отгрузке отходов драгоценных металлов и лома). Форма N 41-МТ

Источники: www.profiz.ru, resume-templates.ru, dlyavass.ru, sekretar-info.ru, dogovor-obrazets.ru