Делопроизводство и документооборот. Оформление документов

На сайте размещена информация о том, как правильно организовать работу с документами в компании, стандарты оформления документов, как составить эффективное резюме и успешно пройти собеседование с работодателем. Также на страницах этого сайта Вы сможете найти образцы и шаблоны многих документов, которые помогут Вам при составлении документов для разных целей.

Делопроизводство - это наука, которая учит работать с документами: правильно составлять, заполнять и оформлять деловые бумаги, а также контролировать их движение, учет, исполнение, организовывать хранение. Ни одна компания сейчас не обходится без ведения делопроизводства. Правильная организация делопроизводства способствует бесперебойной работе компании и является эффективным инструментом на пути достижения успеха. Важной составляющей делопроизводства является документирование - процесс составления и оформления деловых бумаг.

Документооборот - это движение документов внутри предприятия с начала их написания или получения до завершения их обработки. Электронный документооборот - это различные компьютерные программы, которые позволяют эффективно вести документирование и документооборот.

Документирование - это запись необходимой информации в соответствии с определенными правилами.

Документ - это способ подтверждения разнообразными методами какого-то факта, действия, права или умственной деятельности человека. Проще говоря, документы - это деловые бумаги, которые свидетельствуют какой-либо факт или право владения чем-то.

Введение

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: «В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!».

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Требования к бланкам документов предприятия

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатанный нераз­борчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о пред­приятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.

Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименова­ние предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому реко­мендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границы верхнего поля.

Современный дизайн оформления бланка, «свой» фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений о предприятии. Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный ком­плекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Большая часть доку­ментов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки формата А5. Гораздо реже используются бланки формата A3 (297х420 мм), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков и т.п.

Рекомендуется использовать два вида бланков предприятия:

· бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений)

· бланк для внешних документов (писем, факсов).

Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

На бланке для внешних документов указываются: эмблема пред­приятия наименование предприятия почтовый адрес предприятия банковские реквизиты номер контактного телефона номер телефакса дата и номер письма реквизит «На №___от____», в котором ука­зывается дата и номер того письма, на который предприятие дает от­вет.

Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продоль­ным расположением реквизитов.

Продольное расположение заголовочной части документа предпола­гает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т. к. пра­вый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях) и резолюции руководителя (на поступивших документах). По подсчетам специалистов угловое располо­жение экономит до 20% площади листа документа.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: фланговое и центрированное. При фланговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходи­мы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на ино­странном.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля.

· левое — 20 мм (8 машинописных знаков или ударов),

· верхнее — не менее 10 мм,

· правое и нижнее — не менее 8 мм.

В целях экономии площади листа ряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия, а адрес, номе­ра телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают прямо на нижнем поле листа.

Границы отдельных реквизитов (например, «заголовок к тексту», «адресат») удобно обозначать уголками, чтобы избежать ошибок в их расположении при печатании

Бланки часто используемых документов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могут содержать также части по­стоянного текста, которые при составлении документов дополняются переменной информацией.

Общие правила оформления управленческих документов.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

· юридическую силу документов

· оперативное и качественное составление и исполнение документов

· организацию быстрого поиска документов

· более активное использование компьютера при составлении документов

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 - государственный герб». Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Реквизит «3 - изображение наград» также не используется при разработке бланка фирмы.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

2 - эмблема организации

7 - наименование организации

9 - индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке

10 - название вида документа

11 - дата

12 - индекс (№) документа

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа

КОНТАКТЫ

Деловое письмо (рекомендации)

Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более устойчивой.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая геометрия документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.30-2003.

1. Государственный герб или герб субъекта РФ или эмблему организации
2. код предприятия по
3. ОГРН юридического лица
4. ИНН
5. наименование организации

1. по первым буквам слов, входящих в наименования, например, МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками
2. по начальным слогам букв, входящих в наименования, например, Уралмаш (Уральский машиностроительный завод)
3. смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй строчными, например, ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно.

Почтовый адрес относятся к обязательным реквизитам официального письма. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам.

Номера телефона, факса, номер счета в банке также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число и месяц записываются двухзначными числами, год - четырьмя цифрами. Допускается также словесно-цифровой вариант оформления даты.

Например, дату 25 октября 2003 года следует записать так: 25.10.2003 (допускается и иная запись: 25.10.2003). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2004 года записывают следующим образом: 12.01.2004. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2003).

Индекс исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например, № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова "наш", "ваш", употреблять не рекомендуется.

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо). В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:

ЗАО "Оксиды"

Согласно ГОСТ 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Кемеровское ОАО "Граниты"

Смирнову А.Н.

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

Ректору

Новосибирской государственной академии

экономики и управления

проф. Шеметову П.В.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

Директору общества

с дополнительной ответственностью

"Кристалл"

Г. Н. Некрасову

Скатертный пер. 2.

г. Москва, 103030

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются фамилия и инициалы, а затем получателя почтовый индекс и адрес. Например:

Григорьеву П.И

ул. Кирова, 76, кв. 1.

г. Новосибирск-102, 630102

Согласно ГОСТ 6.30-2003, при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. В подписи инициалы также предшествуют фамилии.

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией. В этом случае сокращение "т." не употребляется:

акад. Иванову А.Г.

проф. Кирсанову H.T.

Текстовое сокращение "гр." (от слова "гражданин") применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова "господин", "господину" передаются сокращением "г.", "г-ну".

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом "о" ("об"). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту №33-02/567

О закупке кирпичного завода

Заголовок не должен превышать двух строк если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости перечитывать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова "касательно", "касается". Также не следует писать "по делу", так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику отделения милиции

Кировского района

г. Новосибирска

Сидорову Г.В.

По делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма - текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово "Приложение", затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом "Приложение" никакая запись не производится. Например:

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на __________________ л. в _________________ экз.

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.

В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

Приложение: информационный материал о международной

выставке "СИБ-96" в 3 экз.

Реквизит "подпись" помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор школы Личная подпись Н.К. Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института

Главный бухгалтер

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ОАО "Карелия" Директор ЗАО "Корсар"

Личная подпись И.В. Петров Личная подпись Г.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, "и.о.", "зам.") и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

ЗАО МАРП

115035, Москва, Болотная ул. д. 12, стр. 3

Методика составления и оформления делового письма

Содержание

1. Характеристика современного делового письма. 3

2. Правила оформления делового письма. 5

Список литературы. 14

1. Характеристика современного делового письма

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п. - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника Простые письма считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для чтения, а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких писаных законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу.

Смотреть далее.

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Cole, что в буквальном переводе означает код-молния. Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д. практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу - коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

2. Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из рамы письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более устойчивой.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая геометрия документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет

организовать централизованное изготовление бланков для писем

уменьшить стоимость машинописных работ

сократить трудозатраты на составление и оформление писем

облегчить визуальный поиск необходимой информации

расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1) Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта РФ (для государственных предприятий)

2) эмблема организации (если не государственное)

3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть

4) код документа по ОКУД (если есть)

5) наименование организации (полное и сокращенное)

6) справочные данные об организации

7) дата

8) регистрационный номер документа

9) ссылка на индекс и дату входящего документа

10) адресат

11) заголовок к тексту

12) текст

13) подпись

14) фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя

15) идентификатор электронной копии документа.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(6) печатаются, как правило, типографским способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором на ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия. Например: Приказ, Акт, Решение, Докладная записка и т.д.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации - адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документирования и архивного дела - ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

по первым буквам слов, входящих в наименования. Например: МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками

по начальным слогам букв, входящих в наименования.

Например:Уралмаш (Уральский машиностроительный завод)

смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй - строчными.

Например: ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно.

Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

К обязательным реквизитам официального письма относятся почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. На бланке письма необходимо указывать также номера телефона, факса, номер счета в банке.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 1998 года следует записать так 25.10.98 (допускается и иная запись: 25.10.1998). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль.

Например, дату 12 января 1998 года записывают следующим образом: 12.01.98. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится.

Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма.

Например: 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова наш, ваш употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна следующая форма этого реквизита:

На № __________________от _______________________

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: На № 4520/144 от 17.05.98.

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже.

Например: ЗАО Оксид.

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

Кемеровское ОАО Гранит

А. Н.Смирнову

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.

Например:

Ректору Новосибирской

государственной академии

экономики и управления

проф. Ю.В.Гусеву

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

В состав реквизита адресат может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам - в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации.

Например:

Директору акционерного общества

Кристалл

Г.Н.Некрасову

Скатертный пер. д. 22,

Москва, 103030

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются инициалы и фамилия получателя, а затем адрес и почтовый индекс.

Например:

П.И.Григорьеву

ул. Кирова, д. 76, кв. 12,

г. Новосибирск, 630102

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 инициалы ставятся после фамилии во всех случаях, кроме подписи. В подписи инициалы предшествуют фамилии.

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией.

Например:

акад. А.Г.Иванову

проф. Н.Г.Кирсанову

Текстовое сокращение гр. (от слова гражданин) применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова господин, господину передаются сокращениями г., г-ну.

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом о (об). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.

Например:

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

Заголовок не должен превышать двух строк.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости прочитывать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова касательно, касается. Также не следует писать по делу, так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику отделения милиции

Кировского района

г. Самары Г.В.Сидорову

По делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма - текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмешает 60- 62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово Приложение, затем помещаются названия прилагаемых документов ацифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом Приложение никакая запись не производится.

Например:

Приложение: Копия контракта с фирмой Келлер

на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на ______________ л. в.___________________ экз.

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается.

Например:

Приложение: Информационный материал о международной

выставке СИБ-98 в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит подпись помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается.

Например:

Директор школы Подпись К.К.Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банкрвским учреждениям, В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института Подпись А.С.Марченко

Главный бухгалтер Подпись Ю.П.Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ОАО Карелия Директор ЗАО Корсар

Подпись И.В.Петров Подпись Г.А.Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, и.о, зам.) и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом за или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя, полностью имя и отчество, номер его службного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:

Герб РФ

Наименование организации

Наименование структурного подразделения Адресат

(или может быть бланк конкретного должностного лица. Например, замминистра)

Справочные данные организации

Заголовок письма (начинается с предлогов О или Об). Если письмо оформляется на формате А4, обязателен заголовк, если на формате А5, заголовок не обязателен.

Текст

Должность Подпись Инициалы, фамилия

Делопроизводство

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.

Подобные работы

Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве: понятие и форма. Анализ организации хранения документов в делопроизводстве Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы РФ по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края.

дипломная работа [1,4 M], добавлена 22.02.2010

Унификация и стандартизация документов. ГОСТ Р6.30-2003: область применения стандарта, виды бланков. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Договорно-правовая документация.

учебное пособие [3,0 M], добавлена 07.04.2011

Правовая и нормативная база, регулирующая делопроизводство и документооборот в организации. Порядок приема и первоначальной обработки корреспонденции. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Делопроизводственная обработка документов.

курсовая работа [55,0 K], добавлена 08.11.2013

Общие требования к организационно-распорядительной документации. Унификация и стандартизация управленческой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Реквизиты организационно-распорядительных документов.

дипломная работа [179,7 K], добавлена 10.02.2009

История накопления навыков в сфере документирования в России. Унификация и стандартизация оформления деловых бумаг. Процесс приема, обработки и распределения поступающих и исходящих документов. Проблема совершенствования и автоматизации документооборота.

курсовая работа [48,0 K], добавлена 02.12.2010

Характеристика унификации и стандартизации управленческих документов. Понятие стандартизации, характеристика объектов стандартизации. Международный и отечественный опыт в изучаемой области. Унификация документов - приведение их к единой системе, форме.

курсовая работа [46,9 K], добавлена 13.01.2011

Обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов как фактора повышения производительности управленческого труда. Изучение унифицированных систем документации. Исследование состава и расположения основных реквизитов документа.

реферат [31,4 K], добавлена 07.04.2014

Инструкции о делопроизводстве, их значение и требования, предъявляемые к ним. Виды документов по личному составу, особенности их оформления. Трудовой договор. Оформление некоторых видов отметок: об исполнителе документа и об исполнении документа.

контрольная работа [67,6 K], добавлена 01.11.2008

Начало XIX в. - реформа государственного управления и делопроизводства. Делопроизводство в "Общем учреждении министерств". Движение документов и дел. Организация документооборота. Унификация форм документов. Законодательная регламентация делопроизводства.

реферат [28,7 K], добавлена 26.02.2009

Понятие документа, делопроизводства и документационного обеспечения, история и особенности эволюции данного процесса в ходе петровских реформ. Классификационные справочники, разработка и применение: номенклатура дел, табель и альбом форм документов.

курсовая работа [53,3 K], добавлена 08.02.2014

Указанным документом определены следующие основные виды учетных документов ведомственного архива:

опись как основной архивный справочник, являющийся основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата и документом, обеспечивающим оперативный поиск дел

книга учета поступлений и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия

лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел

топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел

отчеты о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, формы которых утверждены Госкомстатом РФ

акты, в которых фиксируются все изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния, формы которых утверждены Росархивом

дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статистической отчетности и другие документы.

Сохранность документов ведомственного архива достигается прежде всего путем выполнения определенных требований к оборудованию архивохранилища, помещения которого должны быть отделены от рабочих комнат и защищены от доступа посторонних лиц. Двери должны быть дополнительно укреплены. На окна первого этажа архивохранилища устанавливаются решетки, которые открываются изнутри. На окнах должны быть или специальное остекление, или краска, или прочные шторы. В архивохранилище не должны проникать прямые солнечные лучи светильники должны быть закрытого типа. Выключатели и предохранительные щиты должны быть вынесены из хранилища. Из-за повышенной пожароопасности архивохранилища должны быть оборудованы также различными средствами пожаротушения (в том числе песком и брезентом).

Для размещения дел в архивохранилищах используются определенные схемы расположения документов с различными сроками хранения, специальное оборудование (стационарные или передвижные стеллажи, стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением).

Все дела упаковываются в картонные коробки, контейнеры или в свертки, к которым приклеиваются или прикрепляются ярлыки с указанием данных, характеризующих состав коробки (контейнера, связки). В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - горизонтальный или вертикальный.

В архивохранилищах должен соблюдаться определенный температурно-влажностный режим, поэтому они комплектуются приборами для измерения температуры и влажности, в них проводятся регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Для того чтобы эффективно использовать архивные документы, ведомственный архив создает научно-справочный аппарат к этим документам - описи дел, картотеки, каталоги, указатели, обзоры документов и др. Рациональным является и создание базы данных по архивным документам с использованием ПЭВМ. Использование документов, хранящихся в архивах (не только ведомственных), производится в политических, культурно-просветительских, учебных, юридических и иных целях. В государственных архивах формы использования документов разнообразнее, чем в ведомственных. К ним можно отнести и организацию выставок, подготовку публикаций, лекций, докладов, экскурсий, организацию работы читального зала и др. Некоторые формы использования документов присущи всем архивам без исключения. К ним в первую очередь относится выдача гражданам и организациям архивных справок, архивных копий документов, выписок из них социально-правового характера, необходимых для обеспечения прав и законных интересов граждан (сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии и др.). Порядок выдачи архивных справок четко регламентирован «Основными правилами» (разд. 10.2), так же как и организация работы читального зала.

Контрольные вопросы и задания

Источники: working-papers.ru, www.e-ng.ru, www.dist-cons.ru, www.tutdvoek.net, otherreferats.allbest.ru