Деловые письма: Письмо

В ряде случаев сама просьба, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Оно обычно подписывается руководителем организации либо уполномоченным лицом. Это получение информации, согласование действий, образцов продукции, побуждение к какому-либо действию1. Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена. Не спешите благодарить адресата заранее. Примеры и образцы документов. Вводная часть, объясняются побудительные мотивы, где в повествовательной форме излагается существо дела, причины обращения с просьбой. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Правила оформление и рекомендации по написанию письма просьбы. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении. Здесь часто используются следующие стандартные выражения: Учитывая долговременный и плодотворный характер наших деловых связей. Тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом. Письмо-просьба - это просьба о получении необходимой информации, товаров, об организации встречиПри его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы, услуг, о предоставлении рекомендаций, документов. Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах. Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом части композиции должны соответствовать абзацному членению текста: Прошу. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова, Прошу. Образцы, шаблоны и бланки документов. Правила составления и рекомендации по составлению документов.

Образец делового письма - просьбы

21.07.2014, 04:10

Сообщение #2

Administrator

Деловые письма: просьбы и запросы

Ведущее издание для профессионалов

Рубрика: Топ-секретарь

В системе документных коммуникаций деловые письма – самые массовые документы, а среди деловых писем самой распространенной разновидностью являются письма-просьбы и письма-запросы. Как их правильно составить и оформить? Это важно знать всем секретарям.

Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата. В таких случаях письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы, например:

Однако далеко не все ситуации в управленческой деятельности так просты. Большая часть ситуаций требует при составлении писем-просьб обоснования или, иначе говоря, объяснения, в связи с чем, почему, с какой целью составляется письмо. Как правило, обоснование необходимо для того, чтобы воздействовать на адресата, убедить его поступить вполне определенным образом, так, как этого хотелось бы или необходимо автору письма. Если письмо-просьба содержит обоснование, то чаще всего оно предшествует изложению просьбы, например (знаком // показана граница между частями текста письма):

В связи с тем что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района, // убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации. В связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции // просим Вас предоставить нам информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол”.

Русский язык принадлежит к числу языков с относительно свободным порядком слов. В любом из приведенных выше текстов мы можем поменять местами части предложения без особого ущерба для смысла, например:

Убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации // в связи с тем, что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района. Просим Вас предоставить информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол” // в связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции.

Фразы, в которых сначала излагается основная мысль письма, а затем приводится аргументация, имеют особую стилистическую окраску: они всегда воспринимаются как более экспрессивные, чем фразы, построенные по принципу “обоснование – заключение”. Однако деловому стилю чужда какая бы то ни было экспрессия, в нем почти всегда предпочтение отдается стилистически нейтральным языковым средствам, поэтому более правильными являются фразы, в которых сначала приводится объяснение, дается обоснование, а затем излагается существо дела. Составляя письмо-просьбу, старайтесь, чтобы обоснование и заключительная часть (просьба) грамматически являлись одним предложением. Даже в тех случаях, когда в обосновании даются ссылки на нормативные документы, излагаются факты, события, не выделяйте обоснование в отдельное предложение, иначе для изложения просьбы вам придется использовать обороты типа: “В связи с вышеизложенным просим…”, “Учитывая вышеизложенное, просим…”, “В связи с чем просим…” и т. п. Эти конструкции не несут информации и делают текст более сложным и с точки зрения структуры, и с точки зрения восприятия. Письма-просьбы могут составляться и в еще более сложных управленческих ситуациях. Схематически такую ситуацию можно представить следующим образом:

Письмо, составленное в такой ситуации, будет восприниматься легче, если содержание изложено в последовательности, отражающей логику развития самой ситуации. В структуре письма в этом случае можно выделить три части: введение (описание событий, фактов, непосредственно влияющих или могущих повлиять на управленческую ситуацию), обоснование (объяснение причин, по которым необходимо обращаться к адресату с просьбой), заключение (просьба), например (коммуникативно-смысловые части письма отделены знаком //):

По имеющимся у нас данным, на Курском и Белгородском сахароперерабатывающих заводах, являющихся основными поставщиками сахара в Москву и Московскую область, в течение марта – апреля текущего года должны проводиться плановые профилактические работы, графики проведения которых по срокам не согласованы. // В связи с тем что в период профилактических работ значительно снизится выпуск сахара и его поступление потребителям, // просим Вас провести рабочее совещание с участием представителей правительства Москвы по вопросу обеспечения поставок сахара в Московский регион на период частичной остановки указанных заводов.

Независимо от структуры текста просьба в письме формулируется с помощью глагола “просить”. В письмах, оформляемых на бланках организаций, используется форма глагола 1-го лица множественного числа:

Просим Вас сообщить информацию о…, Просим Вас предоставить данные о…, Обращаемся к Вам с просьбой о…, Просим Вас провести… и др.

В письмах, оформляемых на бланках должностных лиц, используется форма глагола 1-го лица единственного числа:

В одном письме может содержаться несколько просьб (желательно по одному вопросу). В этом случае сначала формулируется основная просьба, а затем – остальные, при этом используются следующие языковые обороты:

В коммерческой деятельности в тексте запроса, как правило, указывают: наименование товаров (услуг) условия, на которых автор письма хотел бы их получить количество и/или качество сроки поставки товара или оказания услуг цену и другие сведения. В коммерческом запросе используются следующие выражения:

Письмо-просьба образец письма-просьбы - working-papers ru

Деловое письмо-приглашение это приглашение на некое событие: конференцию. трекмания 2 .

В случае если гарантийное послание следует как обещание оплаты за покупку, оказанную услугу и т. Потому не надо объяснять на трёх страничках то, собственно возможно бы было прописать в трёх услугах. Какие-либо известные тирады, которые употребляются в деловом письме-просьбе на британском языке: Пожалуйста, дайте мне знать, собственно вы хотят предпринять Официальное письмо с просьбой о встрече образец . В такой ситуации отвечающее утверждение формулируется в заключительном предложении, к примеру: Плату обеспечиваем либо Значимую и полную плату гарантирую". Письмо-ответ данное казенное послание, которое оформляется как ответ на письмо-запрос или же письмо-просьбу. Не говоря уже о том, что, воспитанным говорят при наличии таковой надобности начать с тирады извините, собственно вмешиваюсь".

Деловая переписка, скажем каждая иная форма взаимодействия жителей нашей планеты, базирована на своде этических верховодил и общепризнанных мерок, основное из которых КОРРЕКТНОСТЬ И Почтение К ПАРТНЕРУ". Мы сотрудничаем с ООО Конкорд в течении теснее 5 лет, и по сей день у нас не было первопричин для приреканий.

В случае если ваш почтовый заказчик не поддерживает российский язык или же омрачает шифровки, прилагайте текст ответа в прибавлении. Его внедрение разъясняется этикетными требованиями к деловым словам и психологическими законами делового общения человек охотнее дает согласие сделать действие, воплощенное в форме просьбы, нежели в форме притязании. Гарантийные послания созданы для предоставления адресату письменных залога имея цель доказательства конкретных обязательств либо критерий, планов либо поступков творца (организации-отправителя), в любом случае касающихся интересы адресата.

Письмо-претензия данное инициативное деловое послание, целью которого считается выражение жалобы либо неудовлетворенности адресату. Послание на фамилия гендиректора обязан подписывать и еще гендиректор или же, по крайней мере, его заместитель. Мы, еще бы, станем приветствовать визит г-на Молотова, с коим, я решителен, у нас появится возможность сделать немало нужной работы. Бумага доверенности на право управления каром Доверенность на авто данное документ, который дает право на. Пресс-релизы оформляются и рассылаются отделами связи с общественностью фирм и организаций и имеют явные верховодила написания: в шапке документа наверное предписано слово Пресс-релиз и проставлена дата его рассылки заголовок пресс-релиза обязан наиболее конкретно отображать его тему, предпосылку информационного известия конкретнее сущность заголовка пресс-релиза быть может раскрыта в подзаголовке (при всем при этом его присутствие необязательно) 1 абзац пресс-релиза обязан непременно содержать последующую информацию: собственно, где и как скоро вышло (случится) объём пресс-релиза не может превосходить полутора страничек машинописного слова. При составлении резюме идет чётко исполнять ряд верховодил: Надо ли показывать желательный уровень оплаты труда? Нужно ли показывать вспомогательные сведения о себе? Адаптируйте резюме к притязаниям работодателя Нет не быть может единичного резюме на все случаи жизни, которое возможно бы было рассылать по всем организациям в отсутствии перемен

Деловое письмо-просьба - письмо на английском

Официальное письмо с просьбой о встрече образец. Оценка: 75 / 100 Всего: 6 оценок.

Другие новости по теме:

- КАЛЬКУЛЯТОР ЖКХ · Головна → Новини → 25 лютого 2015. Ганна Старостенко відповіла на запитання киян під час «прямої лінії».

Письма-просьбы оформление

автор: nachalnik | 25-01-2012, 19:31 | Просмотров: 9292

1. Начинайте с факта, который может заинтересовать читателя.

Преимущество такого начала в том, что оно стимулирует интерес читателя и лишает его возможности индифферентной реакции. Ниже приводятся довольно удачные примеры выдержек из таких писем.

«Никому в жизни не приходится так трудно, как детям с физическими недостатками. Им необходима помощь Ваша и наша. »

«Вы являетесь руководителем одной из тщательно отбираемых нами организаций, которые получат это письмо. В течение многих лет руководимое Вами учреждение является одним из лучших в отрасли. Ваши ответы на прилагаемый к письму опросник помогут нам в составлении Пособия. »

2. После выбора наиболее сильного пункта Вашего письма, объясните причину Вашей просьбы через обращение непосредственно к читателю (пользуясь местоимением Вы).

«Ваше участие в этом Проекте поможет наиболее полно охватить все сферы деятельности и тем самым способствовать развитию отрасли в целом.»

Комплиментарная ссылка на читателя видна на примере следующего предложения:

«Мы уверены, что все Ваши советы по техническому менеджменту будут нам чрезвычайно важны».

Переходите к просьбе осторожно, подбирая слова только после того, как подготовлена почва для этого предыдущим контекстом.

Проверьте, чётко ли Вы излагаете свою просьбу, поймёт ли читатель, что конкретно Вы хотите?

Побуждайте к действию в конечной реплике письма.

Подчеркните, что ответы на интересующие Вас вопросы не будут затруднительными, но Вы в них очень нуждаетесь.

«. На наши вопросы не сложно ответить. Вы можете не указывать даже Вашего имени. Вам не придётся нести почтовые расходы, т.к. мы вкладываем конверт с обратным адресом. Но нам чрезвычайно важно получить ответы на интересующие нас вопросы. Пожалуйста, заполните вложенные в конверт бланки и отправьте их нам по почте.»

Подчеркните благодарность, которую Вы испытываете к адресату за оказанную Вам услугу.

Новые авторы

Виды деловых писем

По характеру информации письма могут быть:

- сопроводительными, - благодарственными,

- гарантийными, - инициативными,

- информационными, - поздравительными.

Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма-извещения, письма-ответы, письма-извинения, письма-требования (рекламация ), письма-напоминания, письма-подтверждения, письма-извинения, письма-предложения (оферта).

Этапы подготовки и составления писем:

1. изучение существа вопроса

2. подготовка и написание проекта текста письма

3. согласование проекта письма

4. подписание руководителем

5. регистрация

6. отправка.

Структура делового письма

· Письма бывают одноаспектные и многоаспектные.

Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа.

Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

· Наиболее простая структура письма – это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания.

Примеры писем, состоящих из двух и трех частей

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса

2) содержание запроса

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале

2) уточняющие сведения.

Письма-просьбы :

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Образцы текстов деловых писем

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров и т. п.), о том, что ранее составленный документ или достигнутая договоренность остается в силе. Письмо может подтверждать готовность к совершению ранее согласованных действий, какой-либо факт, действие и т. п.

Письма-подтверждения начинаются со слов:

С благодарностью подтверждаем… С удовлетворением подтверждаем… Настоящим письмом подтверждаем… В подтверждение… Сообщаем, что нами получены… Направляем Вам в подтверждение… В подтверждение направляем в ваш адрес… Подтверждаем получение Вашего заказа…)

Данный вид писем отличается конкретностью и лаконичностью изложения.

Формулировки, используемые в письмах-подтверждениях:

Образец письма-подтверждения

ИНСТИТУТ Директору завода

«Точмеханика» оптических приборов

(справочные данные организации) Константинову А. Ф.

На № 000/141 от

Уважаемый господин Константинов!

С благодарностью подтверждаем получение оборудования для лаборатории. Специалисты по установке и наладке должны прибыть в институт 8 июня 2004 г.

С уважением,

Директор института Подпись С. Г. Стрехов

Письмо-напоминание

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

Эта разновидность писем начинается словом «Напоминаем…»:

*** Напоминаем Вам, что в соответствии с договором /Вы должны завершить разработку проектных документов на реконструкцию спортивного комплекса до 16.06.2005. Просим Вас сообщить о состоянии проекта.

*** Напоминаем, что срок аренды земельного участка истекает 15.09.2003. Просим ускорить ответ на № 11-02/134 от 01.01.2001 «О подготовке…»

Образец письма-напоминания

ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ОКРУГ

Ростов-на - Дону

Д. 23, ул. Тельмана

Ростов-на-Дону, 344010

_____________________________________________________

15 июня 2005 г. № 05-12/132 На № _ _ _ _ _ _от_ _ _

Источники: eliante.ru, www.sekretariat.ru, base-games.ru, www.svyato.su, pandia.ru